Questa guida risponde a due domande che in una PMI arrivano sempre insieme: «il progetto è finito, archiviamo o cancelliamo?» e «se cancelliamo, quanto tempo abbiamo per pentirci?».
È una versione ridotta: sono rimaste solo le affermazioni che portano scritto il proprio perimetro — chi può farle, da quale client, entro quale finestra — e che risultano oggi da una pagina Microsoft viva, riletta il 10 settembre 2026.
Archiviare un team: cosa si ferma
L’archiviazione è la risposta corretta a «il progetto è chiuso, ma i documenti servono ancora».
Chi può farlo, e da dove. Dall’interfaccia di amministrazione di Teams serve essere amministratore del servizio Teams: si seleziona il team e si sceglie Archivia. Un proprietario di team lo fa invece dal client, e qui l’ambito di piattaforma è dichiarato: Microsoft documenta archiviazione e ripristino nell’app desktop di Teams e in Teams sul web, non nell’app mobile.
Cosa cessa. Con il team archiviato tutta l’attività di quel team cessa: nessuno avvia nuove conversazioni o risponde ai post di un canale, aggiunge o rimuove canali, modifica le impostazioni del team o aggiunge app. Conversazioni e file diventano di sola lettura ma restano ricercabili — che è poi l’unica ragione per cui si archivia invece di eliminare.
Cosa resta possibile, e a chi. Il proprietario del team continua ad aggiungere e rimuovere membri, aggiornare i ruoli, ed eliminare, rinnovare o ripristinare il team archiviato. Il ripristino, come l’archiviazione, si fa dall’app desktop o da Teams sul web.
L’opzione SharePoint e il suo limite esplicito. In fase di archiviazione compare la casella «Rendi il sito di SharePoint di sola lettura per i membri del team», e il perimetro sta tutto nel nome: Microsoft precisa fra parentesi che i proprietari del team continueranno a poter modificare quel contenuto. Se l’obiettivo è il congelamento probatorio di un archivio, l’archiviazione di Teams non è lo strumento giusto.
Un’avvertenza di metodo, senza numeri: l’archiviazione agisce sul team, mentre i servizi collegati al gruppo che gli sta dietro sono un’altra superficie. Prima di dare per scontato che «archiviato» significhi «fermo», conviene archiviare un team di prova e guardare per qualche giorno cosa continua a muoversi.
Eliminare un team: cosa sparisce
Eliminando un team si eliminano l’attività nei canali standard e privati e le relative raccolte siti, i file e le chat. Un’eccezione dichiarata: se i siti del team eliminato sono soggetti a criteri di conservazione, non vengono eliminati finché il periodo di conservazione non è scaduto.
E poi il punto da cui parte tutto il resto: un team eliminato non si ripristina direttamente.
I 30 giorni sono del gruppo, non del team
Dietro a ogni team c’è un gruppo Microsoft 365, ed è lì che vive la rete di sicurezza. Il team si recupera per via indiretta, ripristinando il gruppo associato, che per impostazione predefinita resta conservato 30 giorni in eliminazione temporanea (soft delete). Passati i 30 giorni, il gruppo e i contenuti associati sono eliminati in modo definitivo e non sono più recuperabili.
⚠️ I 30 giorni non sono un backup. Questa è una valutazione nostra, non una dichiarazione Microsoft: la finestra copre l’eliminazione del contenitore, ha una durata fissa e non permette il ripristino selettivo di un singolo file a una data scelta. Per il recupero quotidiano di file ed email cancellati per sbaglio abbiamo scritto una guida d’emergenza al ripristino.
Domande frequenti
Un team eliminato si può recuperare? Sì, entro 30 giorni, ma non ripristinando il team: un team eliminato non si ripristina direttamente, si recupera ripristinando il gruppo Microsoft 365 associato, che per impostazione predefinita resta conservato 30 giorni in eliminazione temporanea (soft delete). Passati i 30 giorni il gruppo e i contenuti associati sono eliminati in modo definitivo e non sono più recuperabili.
Che differenza c’è fra archiviare ed eliminare un team? Con l’archiviazione tutta l’attività nel team cessa e conversazioni e file diventano di sola lettura ma restano ricercabili, mentre il proprietario può ancora aggiungere o rimuovere membri, aggiornare i ruoli e ripristinare il team archiviato. L’eliminazione rimuove l’attività dei canali standard e privati con le relative raccolte siti, i file e le chat, ed è reversibile solo finché resta ripristinabile il gruppo Microsoft 365 associato. Se il progetto è finito ma i dati servono ancora, si archivia.
Chi può archiviare un team e da dove? Dall’interfaccia di amministrazione di Teams serve essere amministratore del servizio Teams. Un proprietario di team lo fa invece dal client, dentro un ambito di piattaforma dichiarato da Microsoft: archiviazione e ripristino sono documentati nell’app desktop di Teams e in Teams sul web, non nell’app mobile.
Se in azienda i team si sono moltiplicati più in fretta delle regole per gestirli, il lavoro da fare non è tecnicamente complesso: serve una fotografia dello stato attuale e una decisione scritta su quando si archivia invece di eliminare. È il perimetro tipico di un assessment di governance su Microsoft Teams all’interno del servizio di assistenza Microsoft 365. Se vuoi partire da lì, scrivici: guardiamo insieme il tuo tenant e ne usciamo con l’elenco delle azioni in ordine di priorità.