Salta al contenuto

Email professionale, calendario e contatti enterprise-grade

Outlook & Exchange

Exchange Online è il server di posta cloud di Microsoft, e Outlook è il client (desktop, web, mobile) per accedervi. Insieme costituiscono la spina dorsale della comunicazione aziendale di centinaia di migliaia di organizzazioni nel mondo, italiane comprese.

Per le PMI italiane, Exchange Online sostituisce caselle Aruba/Register/Hosting tradizionali con un sistema enterprise: caselle da 50-100 GB, antispam Microsoft Defender (uno dei migliori sul mercato), calendario condiviso tra colleghi, gruppi di distribuzione, regole avanzate, archivio illimitato, supporto delegati e cassetta condivisa per i team. Tutto integrato con Teams (riunioni dal calendario), SharePoint (allegati come link a OneDrive), Microsoft 365 Copilot (riassunto thread email, bozze risposte).

In SynSphere gestiamo l'intero ciclo di vita: assessment del sistema email attuale, migrazione completa da Exchange on-premise, IMAP, POP3 o caselle hosting con preservazione dello storico, configurazione DNS (MX, SPF, DKIM, DMARC) per autenticazione e anti-spoofing, training utenti, e gestione continuativa della sicurezza email (anti-phishing, link scan, attachment sandboxing).

Richiedi una consulenza Vai alle FAQ

A chi è rivolto

Profili e dimensioni aziendali per cui Outlook & Exchange è la scelta più efficace.

  • Aziende che vogliono dismettere caselle Aruba/Register/Italtel o hosting tradizionali
  • PMI con server Exchange 2013/2016/2019 on-premise da migrare in cloud (Exchange 2019 EOL ottobre 2025)
  • Studi professionali che hanno bisogno di domini email professionali con dominio personalizzato
  • Realtà che fanno smart working e necessitano accesso email da web e mobile senza VPN
  • Aziende esposte a phishing/CEO fraud che cercano protezione email enterprise

Funzionalità chiave

Cosa è incluso in Outlook & Exchange e perché ha valore per la tua azienda.

  • Caselle Exchange Online

    50 GB per utente nei piani Business, 100 GB negli Enterprise. Sincronizzazione tra desktop, web e mobile, ricerca full-text, regole automatiche.

  • Archivio illimitato

    Auto-Expanding Archive nei piani Enterprise per email storiche: la casella resta veloce, il vecchio è sempre cercabile.

  • Microsoft Defender for Office 365

    Anti-phishing AI, link scan in tempo reale, attachment sandboxing, anti-spoofing, simulazioni di phishing per training utenti.

  • Calendario condiviso

    Free/busy aziendale, prenotazione sale riunioni come risorse, integrazione Teams (riunioni create dal calendario in 1 click), Scheduling Assistant per multi-partecipante.

  • Cassette condivise

    info@, vendite@, supporto@ gratuite per utenti con licenza M365. Più persone gestiscono la stessa casella, con tracciatura di chi ha risposto.

  • Gruppi e deleghe

    Distribution group, gruppi M365 (calendario + casella + SharePoint condivisi), deleghe segretaria-manager per gestione email per conto di.

  • Outlook desktop, web, mobile

    Outlook nativo Windows e Mac, OWA da qualsiasi browser, Outlook mobile iOS/Android — tutti sincronizzati nativamente con Exchange.

  • DNS hardening

    SPF, DKIM, DMARC configurati professionalmente per impedire spoofing del dominio aziendale. Setup essenziale post-migrazione.

  • Recupero email cancellate

    Cestino utente 30 giorni, recupera elementi eliminati altri 14 giorni, recovery admin per altri 14 giorni. Retention policy GDPR fino a 10 anni.

Casi d'uso reali

Scenari concreti basati su clienti che abbiamo seguito o profili tipici per cui Outlook & Exchange ha senso.

  • Studio commercialista 8 persone — Milano centro

    Situazione di partenza

    Caselle Aruba con 5 GB di limite, frequenti 'disco pieno' che bloccano la ricezione, niente antispam efficace, clienti truffati da email finte che simulavano lo studio.

    Soluzione SynSphere

    Migrazione caselle a Exchange Online (storico preservato), configurazione DKIM/DMARC per impedire spoofing del dominio @studio.it, attivazione Defender for Office 365 con anti-phishing AI, casella condivisa info@studio.it gestibile dai 2 segretari.

  • PMI manifattura — Exchange 2016 da dismettere — Brescia

    Situazione di partenza

    Server Exchange 2016 on-premise in fine vita, IT manager interno limitato, costi crescenti di hardware e licensing, audit fatica a leggere log email.

    Soluzione SynSphere

    Migrazione hybrid Exchange a Exchange Online a lotti (20 utenti per finestra serale), spegnimento server fisico dopo 3 mesi di coexistence, audit log centralizzato in Microsoft Purview, eliminazione contratto manutenzione hardware.

  • Agenzia di marketing 35 persone — Milano

    Situazione di partenza

    Caselle individuali sparse, ogni AM si gestisce calendario in autonomia, tempo enorme perso a coordinare riunioni interne ('quando sei libero?').

    Soluzione SynSphere

    Exchange Online con free/busy condiviso (vedi disponibilità collega senza chiedere), Outlook Scheduling Assistant per trovare slot multi-partecipante, prenotazione sale riunioni come 'risorse' Exchange, integrazione Teams per riunioni cliente create dal calendario in 1 click.

  • Studio legale 15 avvocati — sedi Roma, Milano, Torino

    Situazione di partenza

    Domini email diversi tra le sedi, deleghe segretaria-avvocato gestite male, posta in entrata vista in ritardo dai partner in trasferta.

    Soluzione SynSphere

    Consolidamento su unico tenant con dominio unico @studiolegale.it (alias storici mantenuti per non perdere conversazioni), deleghe configurate ufficialmente in Exchange (la segretaria vede e risponde a nome dell'avvocato), Outlook mobile con notifiche push selettive, regole 'VIP' per email da clienti chiave.

Si integra con

Outlook & Exchange è parte di un ecosistema. Ecco i prodotti con cui lavora nativamente.

Piani disponibili

Una panoramica delle famiglie di licenze. Per il preventivo personalizzato sul tuo mix di utenti, contattaci.

Exchange Online è incluso in tutti i piani Microsoft 365 Business ed Enterprise.

Quote casella email per piano:

  • Business Basic / Standard / Premium: 50 GB per utente
  • Enterprise E1: 50 GB per utente
  • Enterprise E3 / E5: 100 GB per utente + Auto-Expanding Archive illimitato
  • Frontline F1: 2 GB per utente (solo Outlook Web)
  • Frontline F3: 2 GB per utente (Outlook Web e mobile)

Exchange Online standalone:

  • Plan 1: 50 GB casella, senza il resto di M365 — caso raro, di solito conviene Business Basic.
  • Plan 2: 100 GB + Auto-Expanding Archive — caso raro, di solito conviene Enterprise E3.

Cassette condivise (info@, vendite@, supporto@): gratuite, fino a 50 GB, gestibili da più utenti con licenza M365. Non occupano licensing aggiuntivo.

Microsoft Defender for Office 365 (sicurezza email avanzata):

  • Plan 1: anti-phishing AI, link scan, attachment sandboxing. Incluso in Business Premium e in E5, add-on negli altri piani.
  • Plan 2: aggiunge investigazione e response automatizzata, simulazioni di phishing per training utenti. Incluso in E5, add-on negli altri piani.

In SynSphere consigliamo Business Premium come default per le PMI italiane: l'overhead vs Standard è giustificato dal solo Defender (i tentativi di phishing su PMI italiane sono cresciuti significativamente nel 2024).

Domande frequenti

Risposte rapide alle domande che ci fanno più spesso su Outlook & Exchange.

Posso mantenere il mio dominio @miaazienda.it?
Sì. Il dominio resta tuo (continui a registrarlo dove vuoi — Aruba, Register, ecc.). Cambiano solo i record DNS MX (puntano a Exchange Online) e SPF/DKIM/DMARC (autenticazione). La migrazione preserva lo storico email e gli indirizzi.
Quanto dura la migrazione da Exchange on-premise?
Dipende dalla quantità di dati e dalla connettività. Indicativamente: 1-3 settimane di prep (assessment, planning, test pilot), poi cutover in finestre serali a lotti di 20-50 utenti per minimizzare il rischio. Una migrazione 100 utenti standard si completa tipicamente in 4-8 settimane.
Cosa succede se Microsoft 365 ha un disservizio?
Exchange Online ha SLA 99,9% (downtime massimo 8,7 ore/anno). I disservizi reali storici sono stati molto più rari. Per coverage extra, alcune aziende mantengono un secondo gateway SMTP esterno (Mailprotector, Proofpoint) — SynSphere lo configura per i clienti con esigenze critiche, ma per la maggior parte delle PMI è overkill.
Possiamo continuare a usare Thunderbird, Apple Mail, ecc.?
Sì. Exchange Online supporta IMAP, POP3, SMTP e ActiveSync per i client che non usano il protocollo nativo Exchange. Tuttavia per sfruttare appieno (calendari condivisi, regole avanzate, integrazione Teams, Copilot), Outlook è raccomandato. Sui Mac molti preferiscono Apple Mail per UI: si può, perde qualche feature avanzata.
I dati email sono in Italia?
Per i tenant europei, i dati Exchange sono in datacenter UE (Olanda, Irlanda). Su richiesta nei piani Enterprise si può forzare residency in paesi specifici (Multi-Geo). EU Data Boundary garantisce che anche metadata e log restino in UE.
Cosa succede a un'email cancellata per errore?
Tre livelli di recupero. 1) Cestino utente: 30 giorni recuperabili dall'utente stesso. 2) 'Recupera elementi eliminati' del cestino: ulteriori 14 giorni recuperabili dall'utente. 3) Recovery admin: per altri 14 giorni, l'amministratore può recuperare anche email 'eliminate definitivamente'. Con retention policy si può estendere a anni (es. 10 anni per compliance).
Possiamo bloccare allegati pericolosi?
Sì, di default Exchange Online blocca decine di estensioni pericolose (.exe, .bat, .scr, ecc.). Si possono aggiungere blocchi su tipologie custom. Defender for Office 365 fa 'detonation' degli allegati Office in sandbox prima di consegnarli — se contengono macro malevoli vengono bloccati. Anti-phishing AI verifica anche link URL apparentemente puliti che vengono attivati post-consegna (Safe Links).

Altri prodotti in Produttività

Continua a esplorare le tecnologie della categoria.

Vuoi capire se Outlook & Exchange è la scelta giusta per te?

Parla con un nostro consulente: in 30 minuti analizziamo i tuoi processi attuali e ti diciamo se e come Outlook & Exchange può aiutarti, con quale piano e con quali tempi di adozione.

Contattaci