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L'intranet e il document management aziendale moderno

SharePoint

SharePoint è la piattaforma Microsoft per intranet aziendali, gestione documentale strutturata e collaborazione su contenuti. Permette di creare siti per team, dipartimento, progetto o cliente — ognuno con librerie documenti, pagine wiki, calendari, liste, news e moduli — tutto integrato con Teams, OneDrive e Office.

A differenza di OneDrive (che è lo spazio personale del singolo) o di Teams (che è lo spazio di chat di un gruppo), SharePoint è la "fonte di verità" dei contenuti aziendali strutturati: procedure ISO, contratti, manualistica, presentazioni commerciali, archivio progetti. È il livello che permette alla governance documentale di scalare oltre le 100 persone.

In SynSphere progettiamo la struttura SharePoint partendo dai processi reali del cliente (non dall'organigramma), implementiamo i metadati che servono alla ricerca, configuriamo i permessi per evitare il classico "tutto a tutti", migriamo i contenuti da file server o NAS legacy, e gestiamo la formazione dei power user che diventeranno gli owner funzionali di ogni sito.

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A chi è rivolto

Profili e dimensioni aziendali per cui SharePoint è la scelta più efficace.

  • PMI da 30 dipendenti in su che hanno bisogno di organizzare contenuti oltre la cartella condivisa
  • Aziende con processi documentati (ISO 9001, 14001, 27001) che richiedono versioning, approvazioni e audit
  • Studi professionali (legali, ingegneri, architetti) con archivio progetti pluriennale da gestire
  • Realtà che stanno dismettendo file server on-premise o NAS senza versioning
  • Aziende che vogliono creare un'intranet aziendale con news, organigramma e policy aggiornate

Funzionalità chiave

Cosa è incluso in SharePoint e perché ha valore per la tua azienda.

  • Siti dedicati per team o progetto

    Strutture per dipartimento, progetto o cliente con pagine wiki, news, librerie e liste personalizzate.

  • Librerie con metadati personalizzati

    Cliente, materia, scadenza, stato approvazione: campi custom che alimentano view filtrate e ricerche mirate.

  • Versioning automatico

    Ogni salvataggio crea una versione recuperabile, con storia completa modifiche e ripristino selettivo a qualsiasi versione.

  • Workflow di approvazione

    Approvazione contratti, richieste ferie, ordini d'acquisto via Power Automate, con notifiche Teams e tracciamento completo.

  • Permessi granulari

    Controllo fino al singolo file, accesso guest controllato per consulenti esterni con scadenza automatica degli inviti.

  • Search aziendale con AI

    Ricerca full-text in tutti i contenuti SharePoint a cui hai accesso, con OCR sui PDF scansionati e AI ranking.

  • Co-authoring real-time

    50+ persone possono editare lo stesso documento Office contemporaneamente, senza conflitti né merge manuali.

  • Sync OneDrive integrato

    Tutti i contenuti SharePoint a cui hai accesso sono sincronizzabili in locale come fossero cartelle del PC.

  • Compliance e retention

    Retention policy, sensitivity label, DLP, eDiscovery per audit legali e GDPR. Retention configurabile per anni di archivio.

Casi d'uso reali

Scenari concreti basati su clienti che abbiamo seguito o profili tipici per cui SharePoint ha senso.

  • Studio di ingegneria 25 professionisti — Torino

    Situazione di partenza

    Progetti CAD su file server di rete (G:\Progetti), contratti firmati in PDF allegati a email, niente versioning sui dwg modificati a quattro mani.

    Soluzione SynSphere

    SharePoint con un sito per cliente, librerie 'Progetto attivo', 'Documentazione tecnica', 'Contratti' con metadati (PMI, scadenza, stato approvazione). Versioning automatico sui dwg, workflow di approvazione contratti con firma digitale integrata, sync su OneDrive per lavoro offline in cantiere.

  • Manifattura ISO 9001 — 80 dipendenti — provincia di Padova

    Situazione di partenza

    Procedure di qualità in cartella condivisa, audit ISO trovano sempre versioni vecchie in giro, owner della procedura non sempre identificabile.

    Soluzione SynSphere

    Sito SharePoint 'Sistema Qualità' con libreria 'Procedure operative' — ogni procedura ha owner, scadenza revisione, stato (Bozza/Approvata/Da rivedere), workflow automatico che notifica l'owner 30 giorni prima della scadenza, view filtrate per dipartimento, audit log completo per gli auditor esterni.

  • PMI commerciale 50 persone — Bologna

    Situazione di partenza

    Presentazioni commerciali sparse nei OneDrive di vari sales, niente versione 'ufficiale', aggiornamenti listini perdute, nuovi assunti non sanno dove pescare materiale.

    Soluzione SynSphere

    Sito 'Vendite' con libreria 'Materiale commerciale ufficiale' gestita dal marketing, news con annunci promozioni in homepage, lista 'Listini' con storico revisioni, integration in Teams come tab del canale Vendite. Onboarding nuovi sales: una sola pagina da bookmarkare.

  • Studio legale 30 avvocati — multi-sede

    Situazione di partenza

    Fascicoli cartacei convertiti in digitale ma scansionati in cartelle anonime, ricerca cross-fascicolo impossibile, accesso ai fascicoli non controllato.

    Soluzione SynSphere

    Sito 'Fascicoli' con metadati strutturati (cliente, materia, anno, stato), permessi configurati per practice group (Civile, Penale, Tributario non si vedono tra loro), search con OCR automatico sui PDF scansionati, retention policy 10 anni con audit, accesso guest controllato per il co-counsel su singoli fascicoli.

Si integra con

SharePoint è parte di un ecosistema. Ecco i prodotti con cui lavora nativamente.

Piani disponibili

Una panoramica delle famiglie di licenze. Per il preventivo personalizzato sul tuo mix di utenti, contattaci.

SharePoint Online è incluso in tutti i piani Microsoft 365 Business ed Enterprise — non si acquista separatamente.

Spazio storage incluso:

  • Quota base per tenant: 1 TB
  • +10 GB per ogni licenza utente (es. 50 utenti = 1 TB + 500 GB = 1,5 TB totali)
  • Storage aggiuntivo: acquistabile a pacchetti, prezzo per GB/mese — molto raro doverlo fare per le PMI

Edizioni dedicate:

  • SharePoint Plan 1: licenza standalone se hai bisogno di SharePoint senza il resto di Microsoft 365 (caso raro, di solito sconsigliato).
  • SharePoint Server (on-premise): l'edizione installabile su server propri, supportata fino al 2026 ma non più sviluppata da Microsoft. Sconsigliata per nuove implementazioni.

SharePoint Premium (ex-Syntex): add-on enterprise per AI document processing, modelli di estrazione dati avanzati, processi documentali end-to-end. Valutabile su casi specifici (studi notarili, finance, settori regolati).

In SynSphere il punto chiave non è il licensing — è la governance. Un SharePoint senza struttura diventa un secondo file server peggio del primo. Investiamo nel design dei siti, nei metadati e nella formazione dei power user.

Domande frequenti

Risposte rapide alle domande che ci fanno più spesso su SharePoint.

Differenza tra SharePoint, OneDrive e Teams?
OneDrive è lo spazio personale del singolo utente (i miei file). Teams è lo spazio di chat di un gruppo, e i file di Teams sono in realtà salvati su SharePoint (Teams è una vista sopra SharePoint per il dipartimento o canale). SharePoint è la piattaforma sottostante per tutti i contenuti aziendali strutturati: siti intranet, librerie con metadati, processi documentali. Spesso ci si arriva da Teams senza accorgersene.
Possiamo migrare il nostro file server SMB su SharePoint?
Sì, e SynSphere lo fa regolarmente. Si usano tool dedicati (SharePoint Migration Tool gratuito di Microsoft, o ShareGate per migrazioni complesse). Ma 'lift & shift' puro raramente è la strada giusta: i file server hanno spesso strutture annose, duplicati, file vuoti, permessi disastrati. Conviene rimodellare la struttura prima di migrare, non dopo. Tipicamente l'assessment iniziale richiede 2-4 settimane.
Posso aprire i file SharePoint con le app Office desktop?
Sì. Tutti i file Office (Word, Excel, PowerPoint) si aprono nativamente nelle app desktop con un doppio click — l'integrazione è trasparente, salvi e ti rimane su SharePoint, con co-authoring real-time. I file non Office (CAD, video, ecc.) si scaricano localmente, si modificano, si ricaricano (oppure sync OneDrive automatico).
Quanto storage abbiamo a disposizione?
1 TB base + 10 GB per licenza utente. Per 50 utenti = 1,5 TB. Per la maggior parte delle PMI è ampiamente sufficiente. Se gestisci grandi quantità di video o CAD, può servire storage aggiuntivo: si compra a pacchetti, costo molto contenuto.
Possiamo dare accesso a clienti esterni?
Sì, in modo controllato. L'accesso guest funziona invitando l'email esterna (anche gmail/outlook personale): il guest accede solo alle aree e ai file specifici a cui è invitato, con permessi configurabili (sola lettura, modifica, ecc.). Si possono impostare scadenze automatiche dell'invito e revoca centralizzata. È uno dei modi più sicuri per scambiare documenti con consulenti esterni — meglio di email + WeTransfer.
SharePoint funziona offline?
Direttamente no, ma sì tramite OneDrive: qualsiasi libreria SharePoint si può sincronizzare sul PC come una cartella, con copia locale completa. In aereo o senza connessione editi normalmente, e al ripristino della rete il sync si riallinea.
Come gestiamo le procedure ISO obsolete?
Con retention policy + sensitivity label. Per le procedure ISO si configura tipicamente: retention 'Conserva 10 anni dalla creazione' (per audit), sensitivity label 'Documento qualità' che impedisce condivisione esterna, workflow di revisione che marca automaticamente come 'obsoleta' una procedura non rivista da X mesi. SynSphere ha template specifici per le aziende ISO 9001/14001/45001.

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