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Agenzia comunicazione 12 persone: Power Automate + Power BI sostituiscono Trello e report manuali

Agenzia comunicazione automatizza workflow approvazione contenuti cliente con Power Automate + dashboard performance campagne in Power BI. Eliminati Trello, Excel manuali, email back-and-forth.

Cliente
Agenzia di comunicazione e digital marketing
Settore
Marketing / Agenzia
Sede
Firenze
Dimensione
12 persone · 35 clienti attivi

01 — Il contesto

Situazione di partenza

Agenzia di comunicazione 12 persone (2 senior, 4 account, 4 creativi, 2 amministrazione) gestisce 35 clienti attivi con campagne social, content marketing e advertising digitale. Workflow operativo precedente: Trello per task management (€10/u/m × 12 = 120 €/mese), Excel condivisi via email per report mensili clienti, email back-and-forth per approvazione contenuti (drafted in Word → email cliente → feedback in email → modifica → email → approvazione). Tempo perso stimato dal titolare: 40-50 ore/mese su workflow approvazione + 25 ore/mese su report mensili clienti. Errori frequenti: contenuti pubblicati con versione sbagliata (approvazione persa fra email), report cliente con dati non aggiornati.

02 — La soluzione

Soluzione SynSphere

**Power Automate** (incluso in M365 Business Standard, già attivo) per il workflow approvazione contenuti: 1) account manager carica draft in SharePoint nella cartella cliente, 2) flow automatico invia email al cliente con link a draft e bottoni Approva/Richiedi modifiche, 3) clic cliente registra approvazione in SharePoint Lists, 4) creativo riceve notifica Teams con stato aggiornato, 5) draft approvato → notification automatica al planner. Niente più email volanti con "qual è l'ultima versione?".

**Power BI Pro** (10 €/u/m × 4 utenti = 40 €/mese) per dashboard performance campagne: integrazione automatica con Facebook Ads, Google Ads, LinkedIn Ads via Power BI connectors nativi. Refresh dati giornaliero. Dashboard per ogni cliente accessibile via link sicuro (embed Power BI app). Sostituiti gli Excel mensili — i clienti possono guardare i numeri in tempo reale 24/7.

**SharePoint** ristrutturato con 1 site per cliente (35 siti) con permessi granulari, library standardizzate (Brief, Draft, Approved, Pubblicati), template Lists per task management progetto-specifico. Sostituito Trello.

Microsoft Bookings per slot meeting cliente (sostituisce Calendly, 8 €/u/m × 4 = -32 €/mese di canone risparmiato). Microsoft 365 Copilot Chat (incluso in Business Standard) usato per draft prime stesure contenuti (creativi: gain produttività ~25% misurato).

Setup totale: 25 giornate SynSphere distribuite su 10 settimane + formazione utenti 3 giorni × 12 persone.

03 — I risultati

Risultati misurabili

  • Tempo workflow approvazione contenuti ridotto del 65% (da 45 ore/mese a 16 ore/mese)
  • Tempo report mensili clienti ridotto del 90% (da 25 ore/mese a 2,5 ore/mese, refresh automatico)
  • Zero contenuti pubblicati con versione sbagliata in 12 mesi post-implementazione
  • Trello dismesso (-1.440 €/anno), Calendly dismesso (-384 €/anno) — TCO M365 + Power BI Pro: ~3.480 €/anno
  • ROI complessivo: 7 mesi (35 ore/mese × 50 €/h × 12 mesi = 21.000 € valore generato)

Tecnologie utilizzate

Stack tecnologico applicato per il progetto.

  • Microsoft Power Automate
  • Microsoft Power BI Pro
  • Microsoft 365 Business Standard
  • SharePoint
  • Microsoft Bookings
  • Microsoft 365 Copilot Chat

Prodotti SynSphere coinvolti

Approfondisci i prodotti del catalogo SynSphere applicati in questo case study.

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