Ricevere la PEC in una casella condivisa di Microsoft 365 e inviarla da Outlook, senza passare dal webmail del gestore.
Una casella PEC si collega già a Outlook in IMAP, e non è quello il punto. PecOnMail la fa arrivare in una casella condivisa di Microsoft 365 — con le deleghe, la ricerca e le policy che valgono per il resto della posta aziendale — e permette di inviare PEC da Outlook senza aprire il webmail del gestore.
Il problema
Collegare la PEC in IMAP risolve il problema di una persona: quella che ha le credenziali nel proprio profilo di Outlook. Se è in ferie, cambia computer o lascia l'azienda, la PEC torna invisibile a tutti gli altri, e l'unica alternativa è passarsi la password. C'è poi un effetto meno evidente e più scomodo: una casella IMAP esterna resta fuori dal perimetro dei dati aziendali. Non la trova la ricerca di Microsoft 365, non la coprono le policy di conservazione, non entra nell'eDiscovery e non finisce nel backup che avete per la posta. Le comunicazioni con il valore legale più alto sono le uniche che nessuno governa.
La soluzione
PecOnMail fa due cose. La prima: le PEC in arrivo finiscono in una casella condivisa di Microsoft 365, non in un profilo IMAP personale. La seconda: da Outlook si inviano PEC senza aprire il webmail del gestore.
Perché non basta l'IMAP. Collegare la casella del gestore in IMAP è una connessione personale a una cassetta che vive fuori: funziona per chi ha le credenziali, e finisce lì. Una casella condivisa è invece un oggetto di Microsoft 365: ha i permessi di lettura e di invio governati centralmente, entra nella ricerca insieme al resto della corrispondenza, la coprono le policy di conservazione e l'eDiscovery, e la vede il vostro backup. Non è un dettaglio di comodità: è la differenza fra una cassetta presidiata da una persona e una presidiata dall'azienda.
Un chiarimento che facciamo sempre, per non lasciare un malinteso: Microsoft 365 non fa backup nativo dei dati — ne abbiamo scritto in perché la responsabilità del backup è condivisa. Quello che PecOnMail ottiene è che la PEC entri nel perimetro: se avete una soluzione di backup per Microsoft 365, da quel momento copre anche la PEC; se non l'avete, la PEC non è più protetta di prima e vale la pena parlarne.
Su cosa non promettiamo, siamo espliciti. La casella PEC resta quella del vostro gestore iscritto nell'elenco AgID, qualunque esso sia: PecOnMail si collega alla casella che avete già. Se serve anche la casella, rivendiamo InfoCert e Aruba PEC. Ricevute di accettazione e di avvenuta consegna e busta di trasporto le produce e le firma il gestore, e la consegna giuridica si perfeziona nella casella che il gestore mette a disposizione: non nella casella condivisa. Quello che arriva in Microsoft 365 è per il CAD una copia informatica, non un duplicato, e non ha automaticamente la stessa efficacia dell'originale. è una copia di lavoro, ed è ottima per lavorare: ma l'originale va conservato dov'è, e non chiediamo di svuotare la casella del gestore.
Il DM 2 novembre 2005 prevede esplicitamente i client di terze parti per la PEC e ne fissa i requisiti al paragrafo 9.2. PecOnMail sta a valle del circuito, come client del punto di accesso e di consegna: non si interpone nel percorso certificato fra i gestori, che il paragrafo 8.3 riserva ai gestori stessi.
Due note che valgono per la pianificazione. La conservazione dei documenti informatici è un servizio separato e opzionale, erogato da un conservatore terzo: serve perché il gestore conserva il log dei messaggi per trenta mesi, e oltre quel termine resta solo ciò che avete conservato per conto vostro. E sul passaggio alla REM europea non c'è nessuna scadenza di legge: il decreto che lo renderebbe obbligatorio non risulta adottato e l'art. 48 del CAD è vigente. Nell'elenco di fiducia italiano l'unico servizio PEC qualificato REM è quello di Aruba PEC, dal 15 ottobre 2024.
La PEC in una casella condivisa Microsoft 365, con invio da Outlook
Le PEC in arrivo finiscono in una casella condivisa di Microsoft 365, non nel profilo IMAP di una persona. Chi deve vederle le vede, anche quando chi le seguiva è in ferie.
Si compone e si spedisce la PEC da Outlook. Il messaggio parte dalla casella del gestore, che resta il circuito certificato: quello che cambia è che nessuno deve aprire un webmail a parte.
Chi legge e chi può inviare si governa con i permessi di Microsoft 365. Niente credenziali passate in chat, e l'autenticazione resta congruente fra utente e mittente come chiede il decreto.
La PEC entra nella ricerca di Microsoft 365 insieme al resto della corrispondenza, e la raggiungono le policy di conservazione e l'eDiscovery. Non è più un archivio che nessuno apre.
Microsoft 365 non fa backup nativo: se avete una soluzione di backup per M365, da quel momento copre anche la PEC. Se non l'avete, la PEC non è più protetta di prima e conviene affrontarlo.
PecOnMail non eroga PEC: la casella resta quella del vostro gestore, chiunque sia. Ricevute e busta di trasporto le firma lui, e la consegna si perfeziona nella sua casella.
Quello che arriva in Microsoft 365 è una copia di lavoro. L'originale resta nella casella del gestore, dove ha il valore che ha: non vi chiediamo di cancellarlo.
Funziona con le caselle PEC di qualunque gestore iscritto nell'elenco AgID, e il modo di lavorare è lo stesso su tutte. Utile a chi si ritrova gestori diversi per ragioni storiche.
Le viste principali dell'add-in dentro Outlook — oppure provalo tu stesso nella demo interattiva.
Quattro situazioni in cui la PEC collegata al profilo di una sola persona diventa un problema dell'azienda.
Situazione di partenza
La PEC dello studio è collegata in IMAP sul computer della segreteria. Quando la segretaria è in ferie nessuno legge la PEC, e una notifica con una scadenza è rimasta chiusa per dieci giorni.
Con PecOnMail
La PEC arriva in una casella condivisa: la vedono i professionisti che devono vederla, da qualunque dispositivo, senza passarsi credenziali. Le ferie di una persona non fermano più la lettura delle comunicazioni con scadenza.
Situazione di partenza
Tre persone lavorano le gare, ma la PEC la apre solo chi ha le credenziali. Le ricevute di avvenuta consegna vengono girate via email ordinaria ai colleghi, e ricostruire cosa è stato spedito e quando richiede mezza giornata.
Con PecOnMail
Tutti e tre lavorano sulla stessa casella condivisa con i permessi giusti, e le PEC si cercano con la ricerca di Microsoft 365 insieme al resto della corrispondenza della gara. Niente inoltri che moltiplicano le copie.
Situazione di partenza
La persona che presidiava la PEC dell'amministrazione ha lasciato l'azienda. Le credenziali erano nel suo profilo Outlook, la cronologia delle comunicazioni era sul suo computer, e per due settimane nessuno ha saputo cosa fosse arrivato.
Con PecOnMail
La casella condivisa non appartiene a nessuno in particolare: i permessi si spostano da un giorno all'altro e lo storico resta dov'era. Con la PEC dentro Microsoft 365 valgono anche le policy di conservazione che avete già per la posta.
Situazione di partenza
Dopo un'acquisizione l'azienda ha una casella PEC InfoCert e una Aruba PEC, due webmail diversi e nessuna voglia di migrare i contratti subito.
Con PecOnMail
PecOnMail porta entrambe in Microsoft 365 con lo stesso modo di lavorare, senza toccare i contratti in corso. La scelta se consolidare su un solo gestore si rimanda a quando conviene davvero.
Quelle che avete già, presso qualunque gestore iscritto nell'elenco AgID. Se vi serve anche la casella rivendiamo InfoCert e Aruba PEC. Nessun cambio di indirizzo e nessuna migrazione del dominio PEC.
La PEC in arrivo viene consegnata in una casella condivisa dedicata, separata dalla posta ordinaria e riconoscibile.
I permessi si governano con le deleghe di Microsoft 365: lettura per chi deve sapere, invio per chi è autorizzato a spedire PEC.
Si legge, si risponde e si invia PEC da Outlook. Le ricevute del gestore restano associate al messaggio a cui si riferiscono.
Il servizio di conservazione dei documenti informatici è separato e opzionale. Il backup di Microsoft 365 non è nativo: se non c'è, è il momento di parlarne.
Modello commerciale
PecOnMail al lancio sarà offerto con un canone per casella PEC al mese, che comunicheremo alla disponibilità generale. La casella PEC è un contratto separato con il vostro gestore: l'add-in funziona con qualunque gestore iscritto nell'elenco AgID, quindi potete tenere il fornitore che avete. Se preferite un unico interlocutore, rivendiamo InfoCert e Aruba PEC. Il servizio di conservazione dei documenti informatici è a parte ed erogato da un conservatore terzo: non è compreso nel canone e non lo presentiamo come incluso. Da valutare anche la capienza della casella condivisa: senza licenza si ferma a 50 GB, e la PEC si accumula. Durante la fase beta l'accesso all'add-in è gratuito e su invito.
Programma beta
PecOnMail è in beta su invito. Lasciaci i tuoi contatti: ti ricontattiamo per attivare l'add-in nel tuo tenant e raccogliere i tuoi feedback. L'accesso in fase beta è gratuito.
La domanda è giusta, e la risposta è che l'IMAP risolve il problema di una persona. Collegare la casella del gestore in IMAP funziona per chi ha le credenziali nel proprio profilo: la cassetta resta esterna a Microsoft 365, non entra nella ricerca aziendale, non la coprono le policy di conservazione ne' l'eDiscovery, non finisce nel backup e, se quella persona non c'è, non la legge nessuno. PecOnMail fa arrivare la PEC in una casella condivisa di Microsoft 365: i permessi si governano centralmente, lo storico non appartiene a un computer e la PEC entra nel perimetro dei dati aziendali. In più consente di inviare PEC da Outlook senza aprire il webmail del gestore.
Sì: PecOnMail si collega alla casella PEC di qualunque gestore iscritto nell'elenco pubblico di AgID, usando i protocolli che il DM 2 novembre 2005 prevede per i client di un sistema di PEC. Non serve cambiare gestore, indirizzo o dominio. Se preferite avere un unico interlocutore per casella e add-in, rivendiamo anche InfoCert e Aruba PEC, ma è una comodità commerciale, non un requisito tecnico. Una nota utile se vi interessa la qualifica europea: a oggi, nell'elenco di fiducia italiano, l'unico servizio PEC qualificato come recapito certificato elettronico (REM) è quello di Aruba PEC. Non c'è nessun obbligo di averlo, ma se il tema vi riguarda è un elemento da considerare nella scelta del gestore.
Una casella condivisa di Microsoft 365 non richiede una licenza utente fino a 50 GB di capienza. È un limite da tenere presente, perché la PEC con gli allegati si accumula: superata quella soglia serve una licenza che estenda la cassetta, oppure una strategia di archiviazione. Ne parliamo in fase di setup, perché scoprirlo quando la casella è piena è la situazione peggiore.
No, e nessun software potrebbe: erogare PEC è attività riservata ai gestori iscritti nell'elenco pubblico di AgID, con requisiti fissati dal CAD e dal DPR 68/2005. PecOnMail è un client: la casella è quella del vostro gestore, e funziona con qualunque gestore iscritto in quell'elenco. Se volete un unico interlocutore rivendiamo anche InfoCert e Aruba PEC, ma non è un requisito. Chi garantisce il valore legale del messaggio è il gestore, non noi.
No, ed è il punto su cui preferiamo essere scomodi. Per il CAD un file con una sequenza binaria diversa dall'originale è una copia informatica, non un duplicato, e non ha automaticamente la stessa efficacia probatoria: senza un'attestazione di conformità il valore è liberamente valutabile in giudizio. Ricevute e busta di trasporto le firma il gestore e la consegna si perfeziona nella sua casella. Quello che avete in Microsoft 365 è una copia di lavoro, comodissima da usare, che non sostituisce l'originale.
Non è una buona idea e non lo consigliamo. L'obbligo di conservare l'originale informatico resta, e la verificabilità della firma del gestore vive nel file originale: una copia che ha perso quella struttura non si può più verificare. Se il problema è lo spazio o la durata dell'archivio, la risposta corretta è il servizio di conservazione, non la cancellazione.
Perché il gestore conserva il log dei messaggi per trenta mesi (art. 11, comma 2, del DPR 68/2005). Superato quel termine l'evidenza che il gestore può opporre ai terzi non è più disponibile, e resta soltanto ciò che avete conservato per conto vostro. Se vi servono orizzonti più lunghi — le scadenze fiscali, un contenzioso che nasce anni dopo — il servizio di conservazione dei documenti informatici è la risposta, erogato da un conservatore terzo separatamente dall'add-in.
Non c'è nessuna data. La transizione verso il recapito certificato elettronico qualificato (REM) di eIDAS non è conclusa e il decreto che la renderebbe obbligatoria non risulta adottato: l'art. 48 del CAD è tuttora vigente e nessun atto in vigore impone di cambiare indirizzo o dominio PEC. La qualifica procede gestore per gestore: a oggi, nell'elenco di fiducia italiano, l'unico servizio PEC qualificato REM è quello di Aruba PEC, dal 15 ottobre 2024. Se qualcuno vi annuncia l'addio alla PEC con una data, chiedete la fonte.
No, e nessun software di terze parti lo è: AgID qualifica i gestori PEC e i prestatori di servizi fiduciari e vigila sui conservatori, non certifica i client. Quello che possiamo dire è che PecOnMail è costruito sui requisiti che il DM 2 novembre 2005 fissa per i client di un sistema di PEC, e che resta un client a valle del circuito senza interporsi nel percorso certificato fra gestori.
Raccontateci come gestite la PEC oggi e con quali gestori: ti aiutiamo a capire se fa al caso tuo, senza impegno.
