Una PMI di trenta persone arriva a chiederci aiuto sempre con la stessa frase: «abbiamo perso una cartella». Poi si scopre che non è persa, che era su un Desktop sincronizzato e che la copia recuperabile c’è ancora — per un po’. Il problema quasi mai è OneDrive: è che meccanismi diversi vengono usati come se fossero uno, e ognuno ha regole proprie su dove sta il file e chi lo può riportare indietro.
La distinzione che conta è una sola: cosa è una copia e cosa è una vista. Il backup delle cartelle e i file su richiesta non duplicano niente, cambiano dove il file risiede e quanto ne è presente in locale. Solo cestino, cronologia delle versioni e ripristino a un momento precedente somigliano a una copia, e hanno tutti una scadenza.
Il backup delle cartelle non è un backup
È l’equivoco più caro che incontriamo. Il backup delle cartelle di OneDrive — disponibile sia su Windows sia su macOS — prende cartelle standard del computer, fra cui Desktop e Documenti, e le mantiene sincronizzate dentro OneDrive. Comodo: un portatile rubato non porta con sé l’unica copia dei documenti.
Ma sincronizzato vuol dire che le modifiche viaggiano in entrambe le direzioni. Un file cancellato sul PC viene cancellato nel cloud. Un file cifrato da un ransomware è, per la sincronizzazione, una modifica come tutte le altre: la versione cifrata risale.
Restano a difesa la cronologia delle versioni, il cestino e «Ripristina OneDrive», che dipende dal piano sottoscritto (vedi quale piano scegliere dopo il ritiro degli standalone): tutti con una finestra temporale, nessuno una copia fuori dal perimetro sincronizzato.
La conseguenza operativa è semplice: il backup delle cartelle va attivato, perché risolve il problema del portatile perso, e non va raccontato all’azienda come il backup. Se la domanda è «cosa facciamo se domani ci cifrano tutto», la risposta sta altrove.
Cestino: due stadi, una sola finestra
Il primo stadio è il cestino dell’utente: chi ha cancellato ripristina da sé, senza intervento dell’IT. Ciò che viene eliminato anche da lì, o svuotato insieme al cestino, scende nel secondo stadio, il cestino della raccolta siti. Lì l’utente non arriva: in SharePoint in Microsoft 365, per usare il cestino della raccolta siti servono permessi di amministratore o di proprietario.
Poi c’è la durata. Sugli account aziendali o dell’istituto di istruzione gli elementi eliminati restano nel cestino 93 giorni, salvo diversa impostazione dell’amministratore; e in SharePoint in Microsoft 365 quei 93 giorni sono complessivi fra i due stadi, non 93 più 93. È una rete di sicurezza contro l’errore umano, non una politica di conservazione.
File su richiesta: perché lo spazio non torna
Con i file su richiesta OneDrive mostra l’intero contenuto, ma scarica il file vero solo all’apertura: sul disco resta un segnaposto. I file solo online non occupano spazio sul computer e non si aprono quando il dispositivo non è connesso a Internet. Su Windows la funzione richiede Windows 10 versione 1709 o successivo.
Il disco però si riempie lo stesso: ogni file aperto viene scaricato e ci resta. Liberare spazio significa rimarcare come solo online le cartelle che non servono in locale.
Domande frequenti
Dove finisce un file cancellato da OneDrive e per quanto tempo si recupera?
Il file passa nel cestino dell’utente, il primo stadio, da cui lo ripristina chi lo ha cancellato. Se viene eliminato anche da lì, o se il cestino viene svuotato, scende nel cestino della raccolta siti: in SharePoint in Microsoft 365 per usare quel secondo stadio servono permessi di amministratore o di proprietario. Sugli account aziendali o dell’istituto di istruzione gli elementi eliminati restano nel cestino 93 giorni, salvo diversa impostazione dell’amministratore, e in SharePoint in Microsoft 365 quei 93 giorni sono complessivi fra i due stadi, non 93 più 93. Passati quelli, da interfaccia non si torna indietro.
Il backup delle cartelle di OneDrive è la stessa cosa di un backup?
No. Il backup delle cartelle di OneDrive, disponibile sia su Windows sia su macOS, prende cartelle standard del computer come Desktop e Documenti e le mantiene sincronizzate dentro OneDrive: sincronizzate, non copiate altrove. Se un file viene cancellato o cifrato da un ransomware sul PC, la modifica si propaga al cloud. Restano tre protezioni: la cronologia delle versioni, il cestino e «Ripristina OneDrive», che è riservato agli abbonati Microsoft 365, riporta l’intero OneDrive a un momento precedente entro gli ultimi 30 giorni ed è il rimedio che Microsoft indica per i file eliminati, sovrascritti, danneggiati o infettati da malware. Per un vero backup serve una soluzione separata.
I file solo online occupano spazio sul disco del PC?
No: con i file su richiesta OneDrive mostra tutti i file ma ne scarica il contenuto solo quando serve, e i file solo online non occupano spazio sul computer. Il rovescio è che un file solo online non si apre quando il dispositivo non è connesso a Internet, quindi chi lavora spesso offline deve marcare come sempre disponibili le cartelle che gli servono davvero. Su Windows la funzione richiede Windows 10 versione 1709 o successivo.
Aiuto su OneDrive e SharePoint
Se in azienda «abbiamo perso una cartella» è una frase che si sente più di una volta all’anno, il problema non è il cestino: è che nessuno ha deciso dove vivono i documenti. È il primo pezzo di lavoro che facciamo su discovery gratuita. Parliamone.