Template Word: capitolato di fornitura hardware e richiesta di offerta

Modello in undici sezioni per chiedere un'offerta hardware in modo che le risposte siano confrontabili. Quando la richiesta è generica — *dieci notebook per l'ufficio* — tornano tre offerte che descrivono tre forniture diverse, e si finisce per scegliere il numero più basso senza sapere cosa manca.

Requisiti per profilo, non per modello — una tabella con le soglie minime su tre profili (ufficio, tecnico, workstation): processore, memoria ed espandibilità, disco, grafica, schermo, autonomia, peso, porte. Le soglie sono minime: sono ammesse configurazioni superiori, e questo cambia il tipo di offerte che ricevi.

Requisiti di ammissibilità — modulo di sicurezza hardware con versione dichiarata, cifratura del disco attiva prima della consegna, compatibilità con il provisioning automatico e caricamento degli identificativi hardware nel tenant a cura del fornitore, e la data di fine supporto dichiarata per ciascun modello: un dato che pesa sul costo totale e che nelle offerte non compare, se non lo chiedi.

Le tre voci che le richieste dimenticano, ed è dove si nascondono i costi che arrivano dopo la firma: installazione e messa in servizio (da quotare separatamente anche se offerta gratis, altrimenti il confronto non tiene), ritiro dell'usato con cancellazione dei dati e conferimento a norma, e la riga sulla conservazione del disco in garanzia — se il disco guasto torna al produttore, i dati che conteneva escono dal tuo perimetro.

Sulla cancellazione il capitolato è specifico invece di generico: livello *Purge* secondo NIST SP 800-88, metodo adeguato al tipo di supporto (sui dischi a stato solido la sola sovrascrittura non è accettata), e attestazione che elenchi i singoli numeri di serie — un attestato cumulativo non dimostra nulla.

Acquisto e noleggio sulla stessa tabella — così le due strade si confrontano sullo stesso perimetro, canone e servizi compresi inclusi.

Criteri di aggiudicazione con i pesi dichiarati — dichiararli in anticipo cambia la qualità delle offerte: il fornitore sa su cosa conviene impegnarsi. Prezzo, rispondenza tecnica, livelli di garanzia, servizi, gestione dell'usato, durata del supporto, termine di consegna.

Segnaposto fra parentesi quadre da compilare, tabella firme finale. Se la tua organizzazione è soggetta alle norme sugli appalti pubblici questo modello non è conforme a quelle procedure.

Da usare dopo il template TCO e refresh del parco PC, che serve a decidere *quali* apparati mettere nella richiesta. Per il software su misura esiste il capitolato dedicato.