Guida utente di NotesOnMail

Requisiti

Per usare NotesOnMail servono:

• Outlook per Windows (Outlook classico): è la piattaforma supportata in fase beta.
• Una casella condivisa Microsoft 365 / Exchange Online (es. assistenza@, info@, ordini@) su cui lavora il team.
• L'attivazione nel programma beta: in questa fase l'accesso è gratuito e su invito.
• Le categorie di Outlook create sulla casella condivisa dall'amministratore: sono la base su cui poggia la presa in carico. Vedi attività amministrative.

La presa in carico funziona solo sulle caselle condivise. È il blocco in cima al riquadro, quello con «Prendi in carico»: serve a coordinare più persone sulla stessa coda di messaggi, quindi su un messaggio della tua casella personale non viene mostrato. Se non lo vedi lì, non c'è nulla da configurare: è il comportamento previsto.

Attivazione e primo avvio

In fase beta l'attivazione nel tuo tenant la gestiamo noi: dopo la richiesta di accesso anticipato configuriamo NotesOnMail sulla casella condivisa indicata. Una volta attivo:

1. Apri Outlook per Windows e seleziona un'email della casella condivisa.
2. NotesOnMail compare come riquadro laterale accanto al messaggio, con l'intestazione SynSphere Lab Add-in.
3. In cima al riquadro trovi il blocco di presa in carico, che ti dice a chi è assegnato il messaggio.
4. Sotto, le quattro viste — Note, Conversazione, Attività ed Effort — sulla singola email.

Nessuna migrazione della posta, nessun nuovo programma da aprire: NotesOnMail lavora sulle email che già ricevi nella casella condivisa.

Le quattro viste

Su ogni messaggio della casella condivisa apri una scheda con quattro viste. Le usi per gestire la richiesta come una piccola pratica, senza inoltri e senza aprire altri programmi.

Prendere in carico un'email

La presa in carico è il cuore di NotesOnMail: rende chiaro a colpo d'occhio chi sta lavorando su cosa ed evita che due colleghi rispondano alla stessa richiesta.

1. Seleziona l'email della casella condivisa e apri il riquadro NotesOnMail.
2. Premi «Prendi in carico». L'add-in applica al messaggio due categorie di Outlook: «In carico» e quella con il tuo nome e cognome.
3. Da quel momento il messaggio dice a tutto il team chi lo sta seguendo — anche dall'elenco dei messaggi, senza aprire il riquadro.
4. Quando hai risolto premi «Completa». Se la richiesta deve tornare al team, premi «Rilascia».

Sulla richiesta che stai seguendo tu le azioni sono due: «Completa» o «Rilascia». Non c'è un'assegnazione diretta a un collega. Se deve passare a un'altra persona hai due strade: rilasciarla — torna libera e chiunque può prenderla — oppure lasciare che sia il collega a fare «Subentra» dal proprio Outlook.

I tre stati del blocco

Il blocco in cima al riquadro cambia in base a chi ha in carico il messaggio. Sono tre situazioni, con pulsanti diversi: riconoscerle a colpo d'occhio è tutto quello che serve per lavorare la coda.

I riquadri qui sopra riproducono i testi dell'add-in; il nome e le date sono un esempio.

Subentrare a un collega

Sui messaggi presi in carico da un'altra persona il pulsante «Prendi in carico» lascia il posto a «Subentra». Premendolo la presa in carico passa a te e il blocco mostra il tuo nome al posto di quello del collega, con i pulsanti «Completa» e «Rilascia». Serve nei casi concreti di tutti i giorni — il collega è in ferie o in malattia, la richiesta si è rivelata di tua competenza, stai coprendo un turno.

«Subentra» è un'azione tracciata e visibile, non un modo per scavalcare qualcuno di nascosto: il team vede che la richiesta è passata a te. Se il collega è al lavoro, un messaggio in chat prima di subentrare evita due persone sulla stessa risposta.

Aggiungere una nota

Le note sono interne al team e restano agganciate all'email: il collega che la riapre vede subito il contesto. Non vengono mai inviate al mittente.

1. Apri la vista Note sul messaggio.
2. Scrivi la nota — la diagnosi, una decisione presa, un promemoria per chi seguirà.
3. La nota resta visibile a tutto il team sulla stessa email, anche a distanza di giorni.

Creare un'attività con scadenza

Le attività trasformano un'email in azioni concrete da non dimenticare: un follow-up, una verifica, un documento da preparare.

1. Apri la vista Attività sul messaggio.
2. Crea una nuova attività e assegnale una data di scadenza.
3. Aggiorna lo stato man mano che procedi: così la richiesta non si perde «perché se ne occupava qualcun altro».

Tempi ed effort

NotesOnMail registra automaticamente alcune metriche di tempo, così sai dove si accumulano i ritardi sulla casella condivisa:

• «In carico da N ore/minuti lavorative»: da quanto tempo la richiesta è presa in carico. Il conteggio è sulle ore lavorative, non sull'orologio: una richiesta presa venerdì a fine giornata non risulta ferma da tre giorni il lunedì mattina.
• «Presa in carico dopo Nm dall'arrivo»: quanto ci è voluto prima che qualcuno la prendesse. È la metrica che racconta la reattività della casella, indipendentemente da quanto poi serve per risolvere.
• La vista Effort tiene il conto del tempo dedicato a ciascuna richiesta, utile per la rendicontazione interna.

Le due metriche vanno lette insieme: presa in carico dopo 44m e in carico da 4h descrivono una coda presidiata ma lenta a chiudere; l'opposto — presa in carico dopo un giorno e chiusa in dieci minuti — dice che il problema è chi guarda la casella, non chi risolve.

Attività amministrative

Questa parte riguarda chi amministra la casella condivisa, non gli utenti: è una configurazione da fare una volta sola, prima che il team inizi a usare la presa in carico.

NotesOnMail non tiene lo stato in un database esterno: lo scrive nelle categorie di Outlook del messaggio. È il motivo per cui gli stati si vedono anche dall'elenco dei messaggi e restano leggibili da chiunque apra la casella. Perché funzioni, le categorie devono esistere sulla casella condivisa e vanno create dall'amministratore:

I nomi vanno scritti esattamente così, perché NotesOnMail cerca le categorie per nome: una categoria chiamata «Completato» invece di «Completata» non viene riconosciuta. Il colore invece è libero — quelli in tabella sono i colori del setup di riferimento, scelti perché si leggono bene nell'elenco dei messaggi.

Le categorie personali sono la parte che si dimentica più spesso: ne serve una per ogni persona che lavora sulla casella, con nome e cognome come compaiono in Microsoft 365 (per esempio Mario Rossi). Sono quelle che dicono a chi è in carico la richiesta: se manca la categoria di una persona, la sua presa in carico non riesce ad applicarne il nome.

Come si creano, dalla casella condivisa aperta in Outlook per Windows:

1. Seleziona un messaggio della casella condivisa.
2. Nel gruppo Categorie della barra multifunzione apri Categorizza → Tutte le categorie.
3. Con Nuova… aggiungi le categorie una a una, scrivendo il nome e scegliendo il colore.
4. Confermi con OK: da quel momento il team può usare la presa in carico.

Le categorie vanno create sulla casella condivisa, non sulla propria: sono l'elenco che tutto il team condivide. Se dopo averle create non le ritrovi aprendo un messaggio della casella condivisa, scrivici a info@synsphere.com: dipende da come la casella è collegata in Outlook e ti aiutiamo a sistemarlo.

Quando entra una persona nuova nel team, l'unica cosa da aggiungere è la categoria con il suo nome e cognome: è un passaggio da mettere nella procedura di onboarding, accanto all'accesso alla casella. Quando una persona esce, la categoria conviene lasciarla — è quella che tiene leggibile lo storico dei messaggi che ha gestito.

Buone pratiche per il team

• Prendi in carico appena leggi una richiesta che seguirai tu: è il gesto che evita le risposte doppie.
• Annota la diagnosi nella vista Note, non in chat separate o su post-it: il contesto resta sull'email per chiunque la riapra.
• Usa le attività con scadenza per i follow-up, invece di affidarti alla memoria.
• Rilascia una richiesta se non riesci a chiuderla, così un collega può riprenderla senza incertezze.
• Subentra senza esitare quando il collega è assente e il cliente aspetta: la coda ferma su chi è in ferie è il caso in cui la casella condivisa smette di funzionare.
• Completa davvero, anche quando la risposta è stata banale: una richiesta risolta ma mai chiusa resta indistinguibile da una dimenticata.
• Guarda i tempi ogni tanto: le richieste ferme da troppo sono quelle da recuperare prima che il cliente solleciti.

I tuoi dati

Note, stati, attività e tempi di NotesOnMail restano nel tenant Microsoft 365 della tua azienda. Nessun database esterno, nessuna copia dei contenuti delle email fuori dall'ambiente Microsoft che già usi.

Domande frequenti