Pianificare una riunione con registrazione in Microsoft Teams
Invece di inviare inviti alle riunioni che contengono un collegamento Partecipa a riunione, è possibile pubblicizzare la riunione e richiedere la registrazione dei partecipanti. Verrà visualizzata una rete più ampia per i partecipanti, che consentirà ai partecipanti di fornire informazioni importanti sui loro interessi.
- Informazioni sulle riunioni con registrazione
Nelle riunioni con registrazione, l'organizzatore e i relatori hanno un controllo maggiore rispetto a una normale riunione. Per impostazione predefinita, i partecipanti:
- Attendere nella sala d'attesa finché l'organizzatore o un relatore non li consente di partecipare alla riunione.
- Non è possibile condividere contenuto.
Se la riunione è aperta al pubblico, l'audio dei partecipanti viene disattivato e il loro video è disattivato quando accedono.
I relatori possono usare i sondaggi durante la riunione per coinvolgere il pubblico e raccogliere informazioni.
Nota: Attualmente le riunioni del canale e le riunioni ricorrenti non supportano la registrazione dei partecipanti.
- Pianificare la riunione
- Nel calendario di Teams selezionare Nuova riunione.
- Nella pagina Nuova riunione seleziona Richiedi registrazione e quindi Per le persone dell'organizzazione o Per tutti (per una riunione aperta al pubblico).
Note:
- Se l'opzione Richiedi registrazione non è visualizzata, contattare l'amministratore IT.
- Se si vuole pianificare una riunione pubblica ma l'opzione Per tutti non è visualizzata, contattare l'amministratore IT.
3. Nella pagina Nuova riunione immettere un titolo per la riunione, la data, l'ora di inizio e di fine e una descrizione.
Le informazioni immesse in questa pagina sono destinate solo ai relatori della riunione, che non saranno visibili ai partecipanti. Se si vuole, è possibile impostare un'ora di inizio diversa per i partecipanti alla riunione in modo da avere il tempo di prepararsi con i relatori prima che i partecipanti parteciperanno.
Nota: È consigliabile impostare i criteri della riunione in modo che i partecipanti attendano nella sala d'attesa in modo che il relatore o il relatore possa consentire loro di partecipare alla riunione quando si è pronti.
- Personalizzare il modulo di registrazione
I potenziali partecipanti alla riunione ricevono questo modulo quando selezionano il collegamento per la registrazione della riunione. Lo compilano e lo inviano per ricevere il collegamento Partecipa per la riunione.
- Per iniziare, seleziona Visualizza modulo di registrazione.
- Aggiungere un'immagine personalizzata (facoltativa)
È possibile aggiungere uno striscione o un'altra immagine nella parte superiore del modulo di registrazione del partecipante.
- Selezionare Aggiungi un'immagine nella parte superiore della pagina.
- Seleziona Carica un'immagine, individua e seleziona l'immagine che vuoi usare e seleziona Fatto.
- Selezionare di nuovo Fatto.
Per rimuovere l'immagine, selezionare la X nell'angolo in alto a destra della pagina.
- Immettere i dettagli di base della riunione per i partecipanti
- Immettere il titolo, la data, l'ora di inizio e di fine e la descrizione della riunione. È anche possibile elencare gli altoparlanti, insieme alle relative biografie.
Le informazioni immesse in questa pagina sono destinate ai partecipanti alla riunione. Se si vuole, è possibile impostare un'ora di inizio diversa per i relatori della riunione in modo da avere il tempo di prepararsi con i relatori prima che i partecipanti parteciperanno.
- Scegliere altri campi
Il modulo che i partecipanti completeranno include tre campi obbligatori: Nome, Cognome e E-mail. Decidi tu il resto.
- In Registrati per questo evento seleziona Aggiungi campo per visualizzare un elenco di campi comunemente richiesti.
- Per aggiungere uno dei campi elencati, selezionarlo.
- Quando il campo viene visualizzato nel modulo, selezionare la casella Obbligatorio se si vuole obbligare i partecipanti a fornire tali informazioni. Non potranno registrarsi alla riunione se lasciano vuota la riga.
- Ripetere i passaggi da 1 a 3 in base alle esigenze. Per eliminare un campo, selezionare la X a destra.
- Creare campi personalizzati
È possibile richiedere qualsiasi informazione aggiuntiva, ad esempio in relazione agli obiettivi di marketing della riunione o per pianificare la sessione di formazione.
- Seleziona Aggiungi campo > domanda personalizzata e indica se il partecipante immetterà le informazioni nel questionario (seleziona Input) o sceglierà una delle opzioni disponibili (seleziona Scelta).
- Se si è scelto Input, immettere la domanda nel campo in Domanda personalizzata.
- Se si è scelto Scelta, immettere la domanda in Domanda personalizzata, selezionare Aggiungi opzione fino a ottenere il numero di scelte da specificare e quindi immettere le opzioni.
- Per visualizzare in anteprima il modulo di registrazione, seleziona Visualizza nel browser in alto a destra nella pagina.
- Al termine, fai clic su Salva.
- Per chiudere la maschera, selezionare la X nell'angolo in alto a destra.
Nota: Il modulo di registrazione viene creato come modulo Web nel sito personale dell'organizzatore in SharePoint. I registranti inseriranno i dati di registrazione tramite una connessione crittografata con TLS tra il browser e il servizio SharePoint. Quando un registrante invia una registrazione, SharePoint archivia i dati, crittografati, direttamente nella posizione di archiviazione dei dati di SharePoint dell'organizzazione come elenco nel sito personale dell'organizzatore.
Gli organizzatori possono rispondere alle richieste dei registranti di esercitare i diritti degli interessati accedendo direttamente ai loro elenchi di registrazione in SharePoint. Gli amministratori possono usare le linee guida del DSR fornite in Office 365 richieste dell’interessato per il GDPR e il CCPA.
- Inviare l'invito
Dopo aver completato le informazioni di base sia per i relatori che per i partecipanti, aggiunto eventuali altri relatori e personalizzato il modulo di registrazione, inviare l'invito.
Importante: È necessario eseguire questa operazione anche se si è l'unico relatore.
- Selezionare Invia nell'angolo in alto a destra della pagina.
I relatori riceveranno l'invito.
Il link di registrazione diventerà attivo in modo che i potenziali partecipanti possano registrarsi.
- Pubblicizzare la riunione
Creare entusiasmo e raccogliere un pubblico per la riunione condividendo i dettagli e il collegamento di registrazione con i potenziali partecipanti. È consigliabile pubblicizzare l'evento tramite social media, siti Web, posta elettronica, chat e così via. Il collegamento diventa attivo dopo l'invio dell'invito alla riunione.
- Copiare il collegamento per la registrazione
- Fare doppio clic sull'evento della riunione nel calendario.
- Seleziona Copia collegamento di registrazione nella parte superiore della pagina.
Nota: È anche possibile copiare il collegamento dal modulo di registrazione.
Ora è possibile incollare il collegamento negli annunci e nei messaggi.
- Visualizza il report di registrazione
Dopo aver inviato l'invito alla riunione e aver visualizzato la riunione, tenere traccia di chi si è registrato e cosa ha immesso nel modulo di registrazione.
- Nel calendario fare doppio clic sulla riunione.
- Seleziona il pulsante Registrazione per scaricare il report.
- Aggiungere relatori dopo l'invio dell'invito
Quando si aggiungono relatori alla riunione dopo aver inviato l'invito, è necessario concedere loro l'autorizzazione per la presentazione. A tale scopo, modificare l'opzione di una riunione prima della riunione o modificarne il ruolo durante la riunione.
Nota: Per aggiungere un relatore esterno (guest), seguire la seconda procedura.
- Per aggiungere un relatore prima della riunione:
- Fare doppio clic sull'evento nel calendario.
- Aggiungere il nuovo relatore alla riga Relatori o Relatori facoltativi nell'invito.
- Seleziona Invia aggiornamento nell'angolo in alto a destra dello schermo.
- Fare doppio clic sull'evento nel calendario.
- Accanto a Vai alle opzioni della riunione, selezionare Cambia opzioni.
- Nella pagina Opzioni riunione, accanto a Chi può presentare?, immettere il nome del relatore aggiuntivo.
- Selezionare Salva nella parte inferiore della pagina
- Per cambiare il ruolo di un utente durante la riunione:
- Invia le informazioni di partecipazione alla riunione alla persona che presenterà. Le informazioni sono disponibili nella parte inferiore dell'evento della riunione nel calendario, in Riunione di Microsoft Teams.
- All'orario della riunione, consentire al relatore di accedere alla riunione.
- Fare clic su Mostra partecipanti nei controlli della riunione per visualizzare un elenco di tutte le persone che partecipano alla riunione.
- Posizionare il puntatore del mouse sul nome della persona di cui si vuole modificare il ruolo e selezionare Altre opzioni > Imposta come relatore.
- Modificare i dettagli della riunione e informare i partecipanti
Per informare i relatori:
Le modifiche alle informazioni di base sulla riunione (titolo, relatori, data e ora) verranno inviate tramite posta elettronica ai relatori.
- Nel calendario fare doppio clic sull'evento della riunione.
- Apportare le modifiche desiderate.
- Seleziona Invia aggiornamento in alto a destra nella pagina.
Per informare i partecipanti registrati:
Le modifiche apportate alla data e all'ora verranno inviate tramite posta elettronica ai partecipanti registrati.
- Nel calendario fare doppio clic sull'evento della riunione.
- Seleziona Personalizza modulo di registrazione.
- Selezionare Modifica nell'angolo in alto a sinistra del modulo.
- Apportare le modifiche desiderate.
- Selezionare Salva nell'angolo in alto a sinistra della maschera.
- Importante: Nella casella Invia aggiornamento? selezionare Invia.
- Annullare la riunione
Verrà inviato un messaggio e-mail di annullamento ai relatori e ai partecipanti registrati.
- Nel calendario fare doppio clic sull'evento della riunione.
- Selezionare Annulla riunione nell'angolo in alto a sinistra della pagina.
- Aggiungere un messaggio di annullamento e selezionare Annulla riunione.
Nota: I partecipanti possono annullare la registrazione dall'e-mail che contiene il collegamento Partecipa.
- Visualizzare il report sulla partecipazione post-riunione
Dopo la riunione, scaricare il report presenze per vedere chi ha partecipato alla riunione e per quanto tempo. È possibile confrontarlo con il report di registrazione per ottenere un quadro più completo del successo della riunione.
- Nel calendario fare doppio clic sull'evento della riunione.
- Selezionare il pulsante Presenze per scaricare il report.
