Collaborare sui file in Microsoft Teams

Man mano che il team collabora, si avranno senza dubbio file su cui si vuole condividere e su cui collaborare. Con Teams è facile condividere file e lavorarci insieme. Se si lavora in file di Word, Excel, PowerPoint o Visio, i colleghi possono anche visualizzarli, modificarli e collaborare direttamente in Teams 

Nota: Se il file non è uno dei tipi indicati in precedenza, deve essere visualizzato in SharePoint o nell'app corrispondente. 

Raccolta file 

All'interno di ogni team ci sono canali. Questi canali sono la posizione in cui l'intero team può discutere di un argomento specifico, ad esempio la formazione futura o gli aggiornamenti del progetto. Ogni canale ha una propria cartella di file in cui è possibile condividere i file per quel canale specifico. Per accedere alla cartella, passare al canale e selezionare la scheda File sopra la finestra di conversazione. 

Nota: Assicurati di usare la scheda File nella parte superiore della finestra di conversazione del canale invece del pulsante File sul lato sinistro dell'app. Questo pulsante consente di accedere a TUTTI i file cloud, anziché solo ai file di un canale specifico. 

Nella raccolta è possibile caricare file esistenti o crearne di nuovi. Quando si carica un file, ne viene creata una copia in Teams. 

Caricare file esistenti 

Esistono due modi principali per caricare file esistenti nella raccolta. Entrambi i metodi iniziano dalla cartella dei file del canale e da entrambi i metodi, per impostazione predefinita caricano copie dei file nella cartella dei file del canale. 

• Trascinamento della selezione - Con il mouse, trascina il file dalla posizione corrente e rilascialo nella finestra di Teams tra i file.  
• Carica: seleziona Carica, quindi seleziona il file (o i file) che vuoi caricare e seleziona Apri. 

Tutti i file caricati saranno accessibili da qualsiasi membro del team. Come in SharePoint, è anche possibile aggiungere file specifici all'inizio dell'elenco per accedervi facilmente. 

Creare un file 

Per creare un documento di Word, PowerPoint o Excel in Teams, seleziona Nuovo; quindi, seleziona il tipo di file che vuoi creare. Il nuovo file verrà aperto in Teams in modo da poter iniziare a modificarlo e, se preferisci lavorare nella versione desktop dell'app, seleziona Apri nell'app desktop nella parte superiore dell'app, al centro della barra multifunzione. 

Non appena è stato creato, il nuovo file sarà disponibile anche per la modifica da parte dei membri del team. 

Nota: Gli utenti Linux non potranno aprire i file con l'app desktop di Office. 

Modificare in collaborazione un file 

I file caricati e condivisi in un team sono accessibili a tutti i membri del team. In Microsoft 365 per il Web, Office per Android o iOS o le applicazioni più recenti di Microsoft 365, l'utente e i membri del team possono modificare documenti di Word, PowerPoint o Excel oppure commentare i file di Visio. Non è necessario estrarre i file o preoccuparsi se uno dei colleghi ha aperto il documento. Basta aprire il file da modificare e, se anche altri membri del team lo stanno modificando, le modifiche verranno unite senza problemi mentre si lavora. 

Condividere con persone esterne al team 

Se il file è un file Word, Excel, PowerPoint o Visio, il modo più semplice per condividerlo consiste nell'aprire il file nella Microsoft 365 per il Web o nell'app desktop corrispondente. Selezionare Condividi nell'angolo in alto a destra della finestra. Da qui immettere gli alias o gli indirizzi di posta elettronica delle persone a cui inviare il collegamento al file tramite posta elettronica oppure selezionare Copia collegamento per scegliere la posizione in cui condividere il collegamento. 

Importante: Per condividere con qualcuno all'esterno del team, è necessario aprire il file in Microsoft 365 per il Web o nell'app desktop di Office. 

Se si vuole condividere con persone esterne all'organizzazione, potrebbe essere necessario selezionare l'elenco a discesa delle autorizzazioni (sopra la posizione in cui si aggiungono le persone con cui si vogliono condividere) e selezionare il Persone specifico può accedere al file. 

Dopo aver condiviso il file, questi utenti possono modificarlo in tempo reale, a meno che non sia stato deselezionato. Consenti modifica nella finestra di dialogo Impostazioni collegamento, proprio come gli altri membri del team. 

Nota: Gli utenti Linux non potranno aprire i file con l'app desktop di Office e dovranno usare Office per il web.