Impostare Categoria - Contrassegni - Promemoria nella gestione delle mail
Info generali:
tramite i contrassegni di posta elettronica saremo in grado di suddividere le nostre mail per categoria, così da avere una lettura più semplificata e ordinata.
Impostare un contrassegno di completamento:
Selezionare il messaggio di posta elettronica.
Selezionare
.
Il contrassegno diventa rosso e nell'intestazione del messaggio di posta elettronica viene visualizzato un messaggio di completamento.
Visualizzare tutti i contrassegni di completamento:
- Selezionare Visualizza >Barra Da fare >Attività.
- Si apre il riquadro Barra Da fare che contiene tutti i contrassegni.
Rimuovere un contrassegno di completamento:
Fare clic con il pulsante destro del mouse sul messaggio di posta elettronica.
Selezionare Completa > Segna come completata.
Il contrassegno Completa diventa un segno di spunta verde e viene rimosso dalla Barra Da fare.
Impostare un promemoria:
Selezionare il messaggio di posta elettronica per cui si vuole impostare il promemoria.
Selezionare Home > Completa > Aggiungi promemoria.
Nella finestra Personalizza, in Contrassegno, selezionare Completare o digitare una descrizione.
Selezionare la casella Promemoria, immettere data e ora e scegliere OK.
Nel messaggio viene visualizzata l'icona di una campana di allarme 
.
- Per cambiare l'ora del promemoria, selezionare Completa, selezionare Aggiungi promemoria, modificare l'ora e quindi scegliere OK.
Trovare un'attività:
Se Outlook trova un elemento che sembra un'attività in un messaggio di posta elettronica, nel riquadro di lettura viene visualizzata automaticamente una scheda Attività
. Selezionare la freccia dell'elenco a discesa Attività per leggere l'attività, quindi selezionare COMPLETA se si vuole impostare un contrassegno di completamento come promemoria per l'attività.
Una volta terminata l'attività, contrassegnarla come completata.
Nell'elenco a discesa Attività selezionare Segna come completata oppure
Nel riquadro Barra Da fare, fare clic con il pulsante destro del mouse sul messaggio contrassegnato e scegliere Segna come completata.
Nota: Se si seleziona COMPLETA, l'attività viene visualizzata nel riquadro Barra Da fare.
Creare categorie colore:
Selezionare Home > Categorizza > Tutte le categorie.
Per rinominare una categoria colore, nella finestra Categorie a colori selezionare una categoria colore e scegliere Rinomina. Digitare un nome appropriato per la categoria selezionata e quindi premere INVIO.
Per cambiare il colore della categoria, selezionare il colore desiderato nell'elenco a discesa Colore
. Per creare una nuova categoria colore, selezionare Nuova, digitare un nome, selezionare un colore e scegliere OK.
Al termine, scegliere OK per chiudere la finestra Categorie a colori.
Assegnare una categoria colore a un messaggio di posta elettronica:
Fare clic con il pulsante destro del mouse su un messaggio di posta elettronica.
Selezionare Categorizza e quindi selezionare una categoria colore per il messaggio.
Creazione – Gestione cartelle su Outlook
Info generali:
la creazione di cartelle su Outlook può risultare molto comoda per quanto riguarda la divisione e la gestione delle mail, tramite la divisione per cartelle saremo in grado di dividere le nostre conversazioni in base alle nostre necessità, così da riuscire a semplificarne anche la lettura e lo smistamento.
Creazione di una cartella:
Fare clic con il pulsante destro del mouse su Posta in arrivo e selezionare Nuova cartella.
Digitare un nome per la cartella e premere INVIO.
Come spostare i messaggi in una cartella:
Selezionare un messaggio di posta elettronica.
Trascinarlo in una cartella.
Nota: Per spostare più messaggi di posta elettronica, selezionare un messaggio, tenere premuto MAIUSC e selezionare altri messaggi, quindi fare clic e trascinarli in una cartella.
Come aggiungere una cartella ai preferiti:
Per aggiungere una cartella a Preferite, fare clic con il pulsante destro del mouse sulla cartella e quindi selezionare Mostra in Preferite.
Nota: È possibile anche selezionare la cartella, quindi trascinarla in Preferite.
Creazione regole Gestionali su Outlook:
Info generali:
Tramite le regole gestionali della posta elettronica saremo in grado di smistare automaticamente le mail al loro arrivo.
Questo tipo di gestione può risultare molto comodo quando si intende spostare in automatico le mail all’interno delle nostre cartelle, in più ci aiuta a mantenere un certo tipo di ordine nella gestione del materiale.
Creare una regola basata su un messaggio:
Fare clic con il pulsante destro del mouse su un messaggio esistente e selezionare Regole > Crea regola.
Selezionare una condizione e indicare l'azione da eseguire sul messaggio in base alla condizione.
Ad esempio, per spostare i messaggi con un determinato titolo in una cartella specifica, selezionare la condizione L'oggetto contiene, selezionare Sposta elemento nella cartella, selezionare o creare una cartella Nuovo e quindi scegliere OK.
- Terminata la creazione della regola, scegliere OK.
- Per usare la regola subito, selezionare la casella di controllo Esegui subito la regola nei messaggi già presenti nella cartella corrente e quindi scegliere OK.
Ora il messaggio è incluso nella cartella.
Creare una regola da un modello:
Selezionare File > Gestisci regole e avvisi > Nuova regola.
Selezionare un modello.
Ad esempio, per contrassegnare un messaggio:
Selezionare Contrassegna per il completamento i messaggi inviati da un utente specifico.
- Modificare la descrizione della regola.
Selezionare un valore sottolineato, scegliere le opzioni desiderate, quindi scegliere OK.
- Scegliere Avanti.
- Selezionare le condizioni, aggiungere le informazioni pertinenti, quindi scegliere OK.
- Scegliere Avanti. Completare la configurazione della regola.
Assegnare un nome alla regola, impostare le opzioni e verificare la descrizione della regola. Fare clic su un valore sottolineato per modificarlo.
- Scegliere Fine.
Alcune regole funzionano solo quando Outlook è in esecuzione. Se viene visualizzato un avviso di questo tipo, scegliere OK.
- Scegliere OK.