Aprire e chiudere file di dati di Outlook (pst)
Outlook fa parte della routine quotidiana. Consente di inviare messaggi di posta elettronica, configurare eventi del calendario e creare attività e altri elementi. Come e dove vengono archiviati tutti questi elementi? Per gli account Microsoft 365, Exchange e Outlook.com, tutte le informazioni vengono archiviate nel server, ma una copia offline viene archiviata anche nel computer locale in un file di dati di Outlook offline (ost).
Per gli account POP e IMAP, è possibile archiviare gli elementi di Outlook in un file di dati di Outlook (con estensione pst). Per aprire o chiudere un file di dati di Outlook (con estensione pst), bastano pochi semplici passaggi.
Nota: Se l'organizzazione ha implementato criteri per l'archiviazione automatica dei messaggi di posta elettronica, i messaggi, gli eventi del calendario e le attività meno recenti potrebbero essere archiviati in un file di dati di Outlook (con estensione pst) di archivio. Anche se l'account usa un file di dati di Outlook offline (con estensione ost) per tutte le informazioni giornaliere, le informazioni meno recenti potrebbero comunque essere archiviate in un file archive.pst.
Versioni più recenti
Aprire un File di dati di Outlook (.pst)
- Selezionare File > Apri ed esporta > Apri file di dati di Outlook.
Nota: In base al modo in cui è stato configurato Outlook, è probabile che la cartella in cui è archiviato il file con estensione pst venga aperta automaticamente. In caso contrario, passare alla posizione del file.
2. Selezionare il File di dati di Outlook (.pst) e quindi Apri.
3. Quando si apre il file di dati di Outlook (.pst), viene visualizzato nel riquadro delle cartelle. In genere si trova in fondo all'elenco delle cartelle. L'immagine seguente ne è un esempio. È probabile che il nome del file di dati di Outlook (con estensione pst) non sia file di dati di outlook. In genere, il nome si basa sull'account a cui è associato il file. Ad esempio, un file di dati di Outlook per l'account FiammaGreco64@yahoo.com in genere è denominato Fiamma Greco o Fiamma.Greco64@yahoo.com.
Rimuovere (chiudere) un File di dati di Outlook (.pst)
È possibile rimuovere un file di dati di Outlook dal riquadro delle cartelle chiudendo il file. Il file non verrà tuttavia rimosso dal computer.
- Nel riquadro delle cartelle fare clic con il pulsante destro del mouse sul nome di un file di dati di Outlook, quindi scegliere Chiudi "File di dati di Outlook".
OFFICE 2010
Aprire un file di dati di Outlook (pst)
Se si ha un File di dati di Outlook (.pst) (pst) che non viene visualizzato nel Riquadro di spostamento, è possibile aggiungerlo per poter usare gli elementi che contiene.
- Nella scheda File fare clic su Impostazioni account > Impostazioni account.
2. Nella scheda File di dati fare clic su Aggiungi.
3. Fare clic sul File di dati di Outlook (.pst) da aprire e quindi su OK.
Posizioni dei file di dati
I File di dati di Outlook (.pst) creati con Outlook 2010 vengono salvati nella cartella Documenti\File di Outlook del computer. Se si usa Windows XP, questi file vengono creati nella cartella Documenti\File di Outlook.
I file creati in versioni precedenti di Outlook vengono salvati in un percorso diverso in una cartella nascosta.
- Windows 7 e Windows Vista
unità:\Utenti\utente\AppData\Local\Microsoft\Outlook - Windows XP
unità:\Documents and Impostazioni\user\Local Impostazioni\Application Data\Microsoft\Outlook
Suggerimento: Per informazioni sulle cartelle nascoste di Windows, vedere Guida e supporto tecnico in Windows.
Modificare un nome visualizzato di File di dati di Outlook (.pst)
Il nome file specificato per un File di dati di Outlook (.pst) viene visualizzato nel riquadro di spostamento. Nelle versioni precedenti a Outlook 2010 il nome visualizzato predefinito per i File di dati di Outlook (.pst) era Cartelle personali. Se si usano più file di dati di Outlook (pst) creati in versioni precedenti di Outlook, questo potrebbe confondere l'utente. È consigliabile usare un nome visualizzato descrittivo per ogni File di dati di Outlook (.pst).
- Nella scheda File fare clic su Impostazioni account > Impostazioni account.
- Nella scheda File di dati fare clic sul File di dati di Outlook (.pst) > Impostazioni.
- Nella casella Nome immettere un nome descrittivo per il File di dati di Outlook (.pst).
Nota: Se si modifica il nome visualizzato, il file non verrà rinominato. Verrà modificato solo il nome visualizzato nel riquadro di spostamento.
Chiudere un File di dati di Outlook (.pst)
Quando non è più necessario accedere spesso a un File di dati di Outlook (.pst), è possibile chiudere il file. Un file chiuso non è più visualizzato nel riquadro di spostamento, ma non viene eliminato dal computer.
- Fare clic con il pulsante destro del mouse sul nome del File di dati di Outlook (.pst) che si vuole rimuovere dal riquadro di spostamento e quindi scegliere Chiudi nome.
Attenzione: Se il comando Chiudi non è disponibile, si sta probabilmente provando a rimuovere il File di dati di Outlook (.pst) predefinito, usato per salvare i nuovi messaggi dell'utente. Se tale file di dati venisse rimosso, per i nuovi messaggi non sarebbe disponibile alcun archivio specifico.
OFFICE 2007
Aprire un file pst
Se è stato creato un file pst che non viene visualizzato nel riquadro di spostamento, aggiungerlo a Outlook per poter usare gli elementi che contiene.
- Scegliere Apri dal menu File e quindi fare clic su File di dati di Outlook.
- Fare clic sul file PST da aprire e quindi su OK.
Nota: Il nome della cartella associata al file di dati viene visualizzato nell'Elenco cartelle. Per visualizzare l'Elenco cartelle nel menu Vai fare clic su Elenco cartelle. Per impostazione predefinita, la cartella verrà denominata Cartelle personali.
Posizioni dei file di dati
Di seguito viene riportato un elenco di posizioni nel computer in cui vengono salvati i file di dati di Outlook. Alcune cartelle potrebbero essere nascoste. Per visualizzarle, eseguire una delle operazioni seguenti:
- Fare clic sul pulsante Start e quindi scegliere Pannello di controllo.
- Fare clic su Opzioni cartella.
3. Fare clic sulla scheda Visualizzazione e selezionare l'opzione Visualizza cartelle e file nascosti.
Posizioni dei file in Windows Vista
File di dati di Outlook (pst) unità:\Utente\nome utente\Local Settings\Application Data\Microsoft\Outlook
File delle cartelle offline (OST) unità:\Utente\nome utente\Local Settings\Application Data\Microsoft\Outlook
Posizioni dei file in Windows XP
File di dati di Outlook (pst) unità:\Documents and Settings\utente\Local Settings\Application Data\Microsoft\Outlook
File delle cartelle offline (OST) unità:\Documents and Settings\utente\Local Settings\Application Data\Microsoft\Outlook
Tenere presente quanto segue:
- È possibile salvare, copiare o spostare un file di dati, ad eccezione di quello usato come posizione di recapito predefinita, in un altro percorso del computer locale o in una condivisione di rete. Per aprire un file delle cartelle personali (pst) da una condivisione di rete, è tuttavia necessario avere le autorizzazioni di lettura e scrittura.
- Se è necessario accedere a qualsiasi file di dati archiviato in una condivisione di rete o in un altro computer, chiudere tutti i programmi che potrebbero star usando il file. Un file di dati è accessibile solo da un utente o un programma alla volta.
- Il file di dati PST non supporta elementi multimediali di sola lettura, ad esempio CD e DVD.
Se si usa un account di Microsoft Exchange, in genere i messaggi di posta elettronica, il calendario, i contatti e gli altri elementi vengono recapitati e archiviati nella cassetta postale sul server. Quando si installa Outlook in un nuovo computer e si configura un account di Exchange, tutti gli elementi presenti nel server saranno di nuovo disponibili. Le altre informazioni di questo articolo non sono applicabili, a meno che non siano stati archiviati file di dati o che sia stato specificato che i messaggi di posta elettronica di Exchange devono essere recapitati in un file di dati locale.
Se si usa un account di posta elettronica POP3, che è uno dei tipi più comuni, i messaggi vengono scaricati dal server di posta elettronica POP3 del provider di servizi Internet (ISP) nel computer locale e quindi recapitati e archiviati localmente in un file delle cartelle personali (con estensione pst) denominato Outlook.pst (nome del file di dati predefinito). Outlook.pst è archiviato nella cartella <unità>:\Documents and Settings\utente\Local Settings\Application Data\Microsoft\Outlook.
Note: Il percorso predefinito del file PST è una cartella nascosta. Per accedere a questa cartella da Esplora risorse, è necessario attivare la visualizzazione delle cartelle nascoste.
- In Esplora risorse scegliere Opzioni cartella dal menu Strumenti.
- Nel riquadro Impostazioni avanzate della scheda Visualizzazione, in Cartelle e file nascosti nel gruppo File e cartelle, fare clic su Visualizza cartelle, file e unità nascosti.
- Per visualizzare tutte le estensioni di file, deselezionare la casella di controllo Nascondi le estensioni per i tipi di file conosciuti in File e cartelle.
Le cartelle nascoste risultano inattive per indicare che non si tratta di cartelle comuni.
Spostare un file delle cartelle personali (.pst)
È possibile spostare qualsiasi file pst di Outlook in qualsiasi posizione nel computer. Ad esempio alcune persone preferiscono mantenere i file di dati di Outlook nell'unità D o in Documenti, in modo che la creazione di file di backup sia più semplice.
Prima di spostare il file pst, è consigliabile modificarne il nome visualizzato in Cartelle personali con nomi più descrittivi per l'utente. La modifica del nome consente di distinguere tra diversi file di dati di Outlook quando si lavora con più file pst.
- Nel riquadro di spostamento fare clic con il pulsante destro del mouse su Cartelle personali e quindi scegliere Proprietà Cartelle personali.
Cartelle personali è sempre una cartella di primo livello nel riquadro di spostamento, in Posta.
2. Fare clic su Avanzate.
3. Nella casella di testo Nome digitare un nome significativo, ad esempio Dati di Outlook di Greta.
4. Fare clic due volte su OK.
Ora è possibile iniziare a spostare i file di dati di Outlook in un altro percorso nel computer.
- In Outlook, prendere nota della posizione del file e assegnare un nome.
- Nel riquadro di spostamento fare clic con il pulsante destro del mouse su Cartelle personali o sul nome visualizzato per il file PST e quindi scegliere Proprietà nome cartella.
- Fare clic su Avanzate.
- Prendere nota del percorso completo e del nome del file PST nella casella di testo Nome file.
2. Uscire da Outlook e quindi spostare il file.
- Usare Esplora risorse per copiare i singoli file pst dalla posizione predefinita nella cartella unità:\Documents and Settings\utente\Local Settings\Application Data\Microsoft\Outlook in qualsiasi cartella nel computer.
Note: La posizione predefinita corrisponde a una cartella nascosta. Per accedere a questa cartella da Esplora risorse, è necessario attivare la visualizzazione delle cartelle nascoste.
- In Esplora risorse scegliere Opzioni cartella dal menu Strumenti.
- Nel riquadro Impostazioni avanzate della scheda Visualizzazione, in Cartelle e file nascosti nel gruppo File e cartelle, fare clic su Visualizza cartelle, file e unità nascosti.
- Per visualizzare tutte le estensioni di file, deselezionare la casella di controllo Nascondi le estensioni per i tipi di file conosciuti in File e cartelle.
Le cartelle nascoste risultano inattive per indicare che non si tratta di cartelle comuni.
3. Nel Pannello di controllo fare clic su Account utente e quindi su Posta.
Nota: Se il Pannello di controllo è in visualizzazione classica, fare doppio clic su Posta.
4. Fare clic su Mostra profili e quindi scegliere il profilo che contiene il file PST.
5. Fare clic su Proprietà e quindi su File di dati.
6. Selezionare il file di dati nell'elenco e quindi fare clic su Impostazioni.
7. Quando viene visualizzato un messaggio che notifica che non è possibile trovare il file di dati nella posizione precedente, fare clic su OK.
8. Passare al percorso della nuova cartella, selezionare il file di dati e quindi fare clic su Apri.
9. Fare clic su OK, quindi due volte su Chiudi.
10. Fare clic su OK e riavviare Outlook.
Spostare un file delle cartelle offline (OST)
Se si lavora offline con Outlook o si usa Exchange con Modalità cache, è possibile cambiare il percorso del file delle cartelle offline (OST) locale con un'altra cartella o l'unità disco rigido.
- Uscire da Outlook.
- Fare clic sul pulsante Start e quindi su Pannello di controllo.
- Fare doppio clic su Posta e quindi fare clic su Account di posta elettronica.
- Fare clic su Mostra profili e quindi selezionare il profilo che contiene il file PST.
- Fare clic su Proprietà e quindi su File di dati.
- Selezionare l'account di Exchange e quindi fare clic su Impostazioni.
- Nella scheda Avanzate deselezionare la casella di controllo Usa modalità cache.
Nota: Quando viene visualizzato il messaggio È necessario riavviare Outlook per rendere effettive queste modifiche, fare clic su OK.
8. Fare clic su Impostazioni e quindi, nella scheda Avanzate, fare clic su Impostazioni file delle cartelle offline.
9. Fare clic su Disattiva uso offline e quindi su Sì nella finestra di dialogo visualizzata.
10. Fare clic su Impostazioni file delle cartelle offline.
11. Fare clic su Sfoglia, andare al percorso in cui si vuole salvare il file OST, immettere un nome nella casella Nome file e quindi fare clic su Apri.
12. Fare clic su OK e quindi selezionare la casella di controllo Usa modalità cache.
13. Fare clic su OK. Quando viene visualizzato il messaggio È necessario riavviare Outlook per rendere effettive queste modifiche, fare clic su OK.
14. Fare clic su Chiudi.
La volta successiva che si avvia Outlook, il nuovo file OST verrà sincronizzato con la cassetta postale sul server che esegue Exchange.
Sicurezza dei file di dati
Attualmente non esiste alcun modo per proteggere con password Outlook all'avvio oppure per bloccare Outlook se è necessario allontanarsi brevemente dal proprio computer, ad eccezione dell'uso della password di accesso di Microsoft Windows oppure di un software di terze parti scritto specificamente per proteggere con password Outlook. Tuttavia, è possibile impostare una password per il file delle cartelle personali (.pst). Se si usa un account di posta elettronica Internet in Outlook, ad esempio un account POP3 o HTTP, i messaggi di posta elettronica vengono recapitati in un file di dati pst nel disco rigido del computer. È possibile usare una password per il file PST per impedire l'accesso accidentale da parte di altre persone con cui si condivide il computer.
- Scegliere Elenco cartelle dal menu Vai.
- Eseguire una delle operazioni seguenti:
- Se si ha un account di posta elettronica POP3, fare clic con il pulsante destro del mouse su Cartelle personali e scegliere Proprietà Cartelle personali nel menu di scelta rapida.
Nota: Se è stato specificato un nome visualizzato personalizzato per il file di dati, sostituirlo a Cartelle personali.
- Se si ha un account di posta elettronica IMAP o HTTP, ad esempio Microsoft Windows Live Mail, fare clic con il pulsante destro del mouse sul nome dell'account e quindi fare clic su Proprietà per nome dell'account nel menu di scelta rapida.
3. Nella scheda Generale fare clic su Avanzate.
4. Fare clic su Cambia password.
5. Nella finestra di dialogo Cambia password digitare una nuova password costituita da un massimo di 15 caratteri, quindi digitarla di nuovo per verifica.
Note:
- Usare password complesse composte da lettere maiuscole e minuscole, numeri e simboli. Le password che non soddisfano questi requisiti sono considerate deboli. Esempio di password complessa: Y6dh!et5 e un esempio di password debole: Casa27. La lunghezza minima delle password dovrebbe essere di 8 caratteri. È preferibile però usare una passphrase contenente almeno 14 caratteri. Per altre informazioni, vedere Creare password più complesse e proteggerle.
- È essenziale ricordare la password. Se dimentichi la password, Microsoft non può recuperarla. Prendere nota delle password, quindi conservarle in un luogo sicuro, lontano dalle informazioni che si intende proteggere.
6. Verificare che la casella di controllo Salva la password nell'elenco delle password sia deselezionata. Ciò evita che la password venga memorizzata nella cache, quindi è necessario digitare la password ogni volta che si esegue Outlook. Non dimenticare la password.
Importante: Microsoft, il provider di servizi Internet (ISP) o l'amministratore della posta elettronica non hanno accesso alle password degli utenti e non possono quindi fornire supporto per il recupero del contenuto del file PST se si dimentica la password.
7. Fare clic su OK tre volte.
Quando si fa clic sulla cartella dell'account di posta elettronica, viene chiesto di specificare la password. Una volta ottenuto l'accesso, non è necessario immettere nuovamente la password per la sessione. Se si chiude e riavvia Outlook, verrà richiesta la password quando si fa clic sulla cartella dell'account di posta elettronica.
Importante: La caratteristica della password del file PST non garantisce la protezione da utenti malintenzionati. È semplicemente un modo per impedire l'intrusione non intenzionale da parte di altre persone che si ritengono attendibili e con cui si condivide il computer, ad esempio a casa con la famiglia. Un modo più sicuro per proteggere i dati in un computer condiviso con altre persone consiste nel creare un account utente di Windows protetto da password per ogni utente che usa il computer.
Personalizzare il nome visualizzato del file di dati
Il nome visualizzato predefinito del file delle cartelle personali (pst) è Cartelle personali. Ciò può creare confusione se si lavora con più file pst, che hanno tutti lo stesso nome. La procedura consigliata consiste nel personalizzare il nome visualizzato.
- Nel riquadro di spostamento fare clic con il pulsante destro del mouse su Cartelle personali e quindi scegliere Proprietà Cartelle personali.
2. Fare clic su Avanzate.
3. Nella casella Nome digitare un nome significativo, ad esempio Dati di Outlook di Greta.
4. Fare clic due volte su OK.
Nel riquadro di spostamento, è presente una cartella di livello superiore con il nome che è stato immesso. Ora è possibile distinguere rapidamente il file di dati da tutti gli altri.
Suggerimento: La personalizzazione dei nomi di file è utile anche se si usano più archivi di file PST. Se ad esempio si crea un file PST mensile per archiviare tutti gli elementi inviati durante il mese, è possibile modificare il nome visualizzato Cartelle personali specificando un altro nome significativo quale Archivio posta inviata – Dicembre 2007.
Rimuovere un file PST dal riquadro di spostamento
Anche se si ha la tendenza ad accumulare la posta elettronica, è consigliabile eliminare alcuni dei messaggi secondari nel riquadro di spostamento. Potrebbe non essere sempre necessario accedere immediatamente a un file di archivio pst. È possibile rimuovere un file di dati di Outlook dal riquadro di spostamento senza eliminarlo dal computer.
- Fare clic con il pulsante destro del mouse sul file delle cartelle personali da rimuovere dal riquadro di spostamento e quindi scegliere Chiudi Cartelle personali.
Se l'opzione Chiudi cartelle personali non è disponibile, probabilmente si sta provando a eliminare il file PST usato da Outlook per salvare i nuovi messaggi. Se si rimuove quel file di dati, i nuovi messaggi non avranno alcun archivio specifico.
Suggerimento: Hai paura di eliminare un file e perdere i tuoi dati? La chiusura di un file PST non elimina il file o gli elementi in esso contenuti. Il file non viene più visualizzato nel riquadro di spostamento. È sempre possibile aggiungere di nuovo qualsiasi file PST alla visualizzazione eseguendo le operazioni seguenti:
- Scegliere Apri dal menu File e quindi fare clic su File di dati di Outlook.
- Fare clic sul file PST da aprire e quindi su OK.