Prima di iniziare (checklist rapida)
- Credenziali: email completa (es. nome.cognome@azienda.it) + password.
- MFA/Authenticator: se attivo, tieni pronto Microsoft Authenticator/SMS/OTP.
- Aggiornamenti: aggiorna Outlook o Gmail/Samsung Email dal Play Store.
- Sicurezza aziendale: potresti dover accettare criteri tipo PIN, blocco schermo, ecc.
Opzione 1 — Configurazione con Microsoft Outlook (consigliata)
Questa è la scelta migliore perché supporta nativamente Autenticazione Moderna (OAuth/MSAL), MFA e controlli di sicurezza aziendali.
A) Installazione e primo accesso
- Installa Microsoft Outlook dal Play Store.
- Apri Outlook → Aggiungi account.
- Inserisci la tua email aziendale → Continua.
- Se compare la schermata di login Microsoft: inserisci password e completa eventuale MFA (approvazione, codice, ecc.).
- Se ti chiede permessi (contatti/calendario/notifiche), concedili se ti serve la sincronizzazione completa.
B) Se la configurazione automatica non va (raro)
- In genere Outlook fa tutto da solo; se ti chiede dettagli, scegli account Exchange / Microsoft 365 e ripeti il login. (In ambienti M365 moderni, Outlook usa la configurazione guidata + autenticazione moderna).
C) Impostazioni consigliate (dopo aver configurato)
- Notifiche: attiva solo quelle utili (Prioritaria/Focus, VIP, ecc.).
- Sincronizzazione: calendario e contatti se li usi per lavoro.
- Firma: Impostazioni → Firma.
D) (Opzionale) Aggiungere una cassetta postale condivisa
Se hai accesso a una shared mailbox (es. info@ / support@):
Outlook → Menu → Aggiungi account → Aggiungi cassetta postale condivisa → seleziona l’account principale e poi la cassetta.
Opzione 2 — Configurazione con Mail “di sistema” (Gmail / Samsung Email / Email stock)
Questa opzione è comoda, ma può essere limitata da policy aziendali (Accesso Condizionale, blocco protocolli legacy, ecc.). Se fallisce, passa a Outlook.
Variante A — App Gmail (molto comune)
- Apri Gmail → Menu ☰ → Impostazioni → Aggiungi account.
- Scegli Exchange e Microsoft 365 (non “Outlook/Hotmail/Live” se vuoi anche contatti e calendario).
- Inserisci email → Avanti → password → Avanti.
- Se appare “Redirect request / Autodiscover”: tocca OK.
- Se ti chiede impostazioni server (manuale):
- Server: outlook.office365.com
- Sicurezza: SSL/TLS (porta tipica 443 per Exchange/EAS)
- Nome utente: email completa
- Dominio: lascia vuoto (se richiesto)
- Accetta eventuale richiesta di amministrazione sicurezza remota/policy (PIN, blocco schermo, ecc.).
- Se vedi avvisi tipo “Unable to sync calendar and contacts”, apri la notifica e consenti accesso.
Variante B — Samsung Email (o app “Email” del produttore)
I passaggi sono simili:
- Apri Samsung Email → Aggiungi account → Exchange.
- Email + password → se richiesto manuale, usa:
- Server: outlook.office365.com
- SSL/TLS attivo
- Accetta le policy di sicurezza richieste (PIN/criteri).
Problemi comuni (e soluzioni rapide)
1) “Password errata” ma sei sicuro che sia giusta
- Spesso è MFA/Accesso Condizionale: la mail di sistema può non gestirlo bene. Usa Outlook (supporta Autenticazione Moderna/OAuth).
2) “Il tuo admin non consente questo metodo / accesso bloccato”
- Tipico quando sono disabilitati protocolli legacy o l’IT richiede app protette. Passa a Outlook.
3) Sync incompleta (solo posta, niente calendario/contatti)
- In Gmail assicurati di aver scelto Exchange e Microsoft 365 (non account Outlook.com).
(Solo se richiesto) Parametri IMAP/POP/SMTP – “piano B”
Se devi usare un client che non supporta Exchange (sconsigliato in azienda):
- IMAP: outlook.office365.com porta 993 SSL/TLS
- POP: outlook.office365.com porta 995 SSL/TLS
- SMTP: smtp.office365.com porta 587 STARTTLS
Nota: in molti tenant con “Security Defaults” o hardening, POP/IMAP possono essere disabilitati o richiedere modern auth specifica.
FAQ — Configurazione posta Microsoft 365 su Android
1) Qual è l’opzione consigliata: Outlook o l’app Mail del telefono?
Consigliata: Microsoft Outlook. In ambito aziendale è spesso la più compatibile perché supporta Autenticazione Moderna (OAuth/MSAL), MFA e requisiti di sicurezza/Accesso Condizionale.
2) Perché durante l’accesso mi chiede un codice o una conferma sul telefono?
Perché è attiva la Multi‑Factor Authentication (MFA). Segui le schermate (approvazione in app Authenticator, SMS, codice, ecc.).
3) Mi compare “L’amministratore richiede… PIN / blocco schermo / criteri di sicurezza”. È normale?
Sì. Le organizzazioni possono imporre criteri di sicurezza su dispositivi mobili (es. PIN obbligatorio, crittografia, wipe remoto). Accetta e imposta quanto richiesto.
4) Outlook non configura automaticamente l’account: cosa faccio?
Riprova scegliendo il tipo account Exchange / Microsoft 365 e rifai il login. Outlook, con autenticazione moderna, in genere completa tutto tramite rilevamento automatico.
5) Con Gmail (app di sistema) devo scegliere “Outlook/Hotmail/Live” o “Exchange e Microsoft 365”?
Per account aziendali M365 seleziona “Exchange e Microsoft 365” (non “Outlook/Hotmail/Live”) soprattutto se vuoi anche calendario/contatti oltre alla posta.
6) In Gmail appare una schermata “Redirect request / Autodiscover”: accetto?
Sì. Premi OK: è una richiesta standard per completare la configurazione automatica (autodiscover).
7) Se Gmail/Samsung Email mi chiede il “Server in ingresso”, cosa inserisco?
Per Microsoft 365/Exchange Online il valore tipico è: outlook.office365.com.
8) Non sincronizza calendario e contatti: come risolvo?
Su Gmail, dopo l’aggiunta, potresti dover consentire l’accesso a calendario/contatti (a volte compare una notifica “Unable to sync calendar and contacts”). Apri la notifica e premi Allow/Consenti.
9) Errore “Password errata” ma la password è giusta: perché?
Spesso non è la password: è MFA o una policy di accesso che blocca app non compatibili. In questo caso usa Outlook, che gestisce l’Autenticazione Moderna in modo nativo.
10) “Il tuo amministratore non consente questo metodo / accesso bloccato”
È tipico quando l’azienda richiede app protette o criteri specifici. Di solito la soluzione è usare Outlook (o seguire eventuale procedura aziendale/MDM).
11) Posso aggiungere una cassetta postale condivisa (es. info@…) su Outlook Android?
Sì. In Outlook: Aggiungi account → Aggiungi cassetta postale condivisa e seleziona l’account principale che ha i permessi.
12) Ho aggiunto i permessi alla shared mailbox ma non la vedo subito: che faccio?
Attendi qualche minuto e poi chiudi e riapri Outlook; in alcuni casi serve un riavvio dell’app perché compaia.
13) Posso configurare M365 con IMAP/POP “come una mail normale”?
È possibile solo se la tua organizzazione lo consente, ma non è consigliato in azienda (funzioni ridotte e possibili blocchi per sicurezza). Se devi farlo, usa questi parametri:
- IMAP: outlook.office365.com porta 993 SSL/TLS
- POP: outlook.office365.com porta 995 SSL/TLS
- SMTP: smtp.office365.com porta 587 STARTTLS
14) Con IMAP/POP non vedo calendario e contatti: è normale?
Sì. IMAP/POP gestiscono principalmente posta; per calendario/contatti serve Exchange/Outlook o app che supportino pienamente Exchange.
15) Ho cambiato telefono: devo rifare tutto?
Sì, devi aggiungere l’account sul nuovo dispositivo. Se l’azienda usa policy, potresti dover ripetere anche approvazioni e requisiti di sicurezza.
16) Come rimuovo l’account se il telefono è perso o lo devo dismettere?
Dal telefono puoi rimuovere l’account dall’app (Outlook: Impostazioni → Account → Rimuovi). In ambito aziendale è possibile anche il wipe dei dati aziendali secondo le policy.
17) Ricevo posta ma non riesco a inviare: cosa controllo?
Se sei in IMAP/POP, controlla SMTP (server smtp.office365.com, porta 587, STARTTLS). In Outlook/Exchange in genere è automatico; se non funziona, è spesso un tema di policy o rete.
18) Devo usare Wi‑Fi o dati mobili? Cambia qualcosa?
No per la configurazione; ma su reti aziendali o VPN potrebbe cambiare l’accesso. Se hai problemi, prova temporaneamente con una rete diversa (Wi‑Fi vs dati). (Suggerimento operativo generico; nessuna impostazione M365 cambia.)
19) È obbligatorio installare “Portale aziendale” o app di gestione?
Dipende dalle policy. Se l’azienda usa gestione dispositivi e protezione app (es. Intune), può essere richiesto per rispettare la conformità e accedere ai dati.
20) Se qualcosa non va, qual è la prova più rapida per capire dov’è il problema?
- Prova ad accedere via browser a Outlook Web (se consentito dalla tua azienda).
- Se sul web funziona ma su app no: quasi sempre è un tema di app scelta/policy → passa a Outlook.
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